Airtable vs. Asana – Welches sollte Ihr kleines Unternehmen verwenden?

Meinst du, du brauchst Projektmanagement Software für Ihr kleines Unternehmen? Der Artikel stellt Airtable und Asana einem direkten Vergleich vor, damit Sie herausfinden können, welches für Sie am besten geeignet ist.

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Zusammenfassung

Die Auswahl einer Software kann sich wie ein Glücksspiel anfühlen: Oberflächlich betrachtet sieht alles großartig aus, aber wer weiß, welche tatsächlichen Ergebnisse nach einigen Monaten der Nutzung eintreten werden?

Wenn Sie neu im Projektmanagement sind, kann es schwierig sein, die Unterschiede zwischen den Projektmanagement-Tools zu erkennen.

Airtable und Asana sind zwei beliebte Projektmanagement-Softwareoptionen, die viele Funktionen gemeinsam haben.

Nachfolgend gehen wir auf die jeweiligen Vor- und Nachteile ein, damit Sie die beste Lösung für Ihr kleines Unternehmen auswählen können.

„COVID-19 hat die Rolle agiler Transformationen um ein Jahrzehnt beschleunigt.“

– Sean Regan, Leiter Produktmarketing, Softwareteams bei Atlassian

Airtable vs. Asana – Ein Überblick

Für Projektmanagement und Zusammenarbeit nutzt Airtable ein hybrides Datenbank- und Tabellenkalkulationssystem. Die visuelle Oberfläche und Flexibilität sprechen kreative Projektteams an.

Airtable könnte die richtige Software für Sie sein, wenn Sie mehr wollen Zusammenarbeit innerhalb Ihres Teams und mehr Transparenz für Ihre Stakeholder.

Asana ist eher ein Kollaborationstool als ein Projektmanagement-Tool. Es organisiert alles von detaillierten Aufgaben bis hin zu allgemeinen Geschäftszielen und stellt sicher, dass Ihre Teams stets über ihre Rollen und Verantwortlichkeiten informiert sind.

Die mitarbeiterzentrierten Funktionen von Asana könnten Ihre beste Wahl sein, wenn Sie jeden Mitarbeiter motivieren möchten Teammitglied die Software zum eigenen Vorteil und für die anstehenden Projekte zu nutzen.

Für wen ist Airtable konzipiert?

Kleine Unternehmen können die Abrechnungs-, Budgetierungs- und Ressourcenmanagementfunktionen von Airtable nutzen, um mit externen Kunden und Projektteams innerhalb größerer Organisationen zusammenzuarbeiten. Expedia, Netflix und Shopify gehören zu den Unternehmen, die Airtable nutzen.

Was ist der Zweck von Asana?

Asana eignet sich am besten für kleinere Teams, die an internen Projekten arbeiten, da es keine Rechnungsstellung, Abrechnung und umfangreichen Berichtsfunktionen bietet. Zu den Unternehmen, die Asana nutzen, gehören Airbnb, Pinterest und Uber.

Airtable vs. Asana – Funktionen

Viele der Funktionen von Airtable und Asana sind ähnlich. Welche Sie also wählen, hängt von der spezifischen Funktionalität ab, die Sie benötigen und für die Sie bereit sind zu zahlen.

Was Airtable bietet

Das Airtable-Projektmanagement besteht aus sechs Komponenten:

• Arbeitsbereiche sind eine Sammlung von Grundlagen.
• Basen sind Sammlungen von Tabellen, die Informationen enthalten, die zum Erstellen von Projekten verwendet werden können.
• Tabellen: Kalkulationstabellen mit Projektdaten.
• Einzelne Einträge einer Tabelle werden als Felder bezeichnet.
• Tabellenzeilen werden als Datensätze bezeichnet.
• Ansichten sind die Ergebnisse gefilterter Datensuchen.

Obwohl Airtable auf dem Tabellenkalkulationskonzept basiert, müssen Sie nicht auf die Excel-Dateien Ihres Großvaters zurückgreifen. Die Möglichkeit, Grundlagen, Projekte und Aufgaben in Boards mithilfe einer Galerie, eines Kalenders und eines Kanban-Projektmanagementsystems anzuzeigen, ist eine seiner Stärken.

Sie können zum Erstellen von Boards auch Filter verwenden, z. B. nach Kategorie, Kunde, Fälligkeitsdatum, Projektteam und Startdatum.

Die Galerieansicht auf einem Airtable-Board zeigt Karten an, die nach vom Benutzer ausgewählten Kriterien sortiert sind.

Weitere Funktionen von Airtable sind:

• Planer für Aufgaben
• Kalender für das gesamte Team
• Dashboards für Gruppen
• Die Zeit im Auge behalten
• Verwaltung von Ressourcen
• Teilen von Dateien

Airtable bietet keine integrierten Berichte oder Budgetierungs-Tabs. Stattdessen können die in Airtable erstellten Datensätze und Kategorien zur Erstellung von Berichten verwendet werden. Sie wissen nicht, wie Sie mit den Tabellen von Airtable ein Budget erstellen? Airtable bietet zahlreiche Vorlagen, mit denen Sie die nötige Struktur schaffen können.

Benutzerdefinierte Berichte nutzen die Funktion zum Gruppieren von Datensätzen von Airtable, die Datensätze basierend auf einem oder mehreren von Ihnen angegebenen Feldern gruppiert, z. B. abgeschlossene Aufgaben, Geschäfte, qualifizierte Leads und mehr.

Was Asana bietet

Mit Asana Projektmanagement können Sie Ihre Projekte auf vielfältige Weise strukturieren, beispielsweise mit Aufgabenlisten, Gantt-Diagrammen und Kanban-Boards. Beim Erstellen, Planen und Priorisieren von Aufgaben haben Sie die Freiheit, Ihr Projekt und Ihre Teams nach Ihren Bedürfnissen zu verfolgen.

Um Ihre persönliche Asana-To-Do-Liste anzuzeigen, gehen Sie zur Option „Meine Aufgaben“ oben im linken Navigationsmenü.

Asana bietet außerdem die folgenden Funktionen:

• Planer für Aufgaben und Unteraufgaben
• Zulassungen
• Vom gesamten Team gemeinsam genutzter Kalender
• Teilen von Dateien
• Die Zeit im Auge behalten
• Meilensteine
• Anpassbare Felder

Die Berichtsoption im linken Menü zeigt an, welche Aufgaben abgeschlossen sind und welche noch in Bearbeitung sind. Damit enden die Berichtsfunktionen jedoch. Andere Berichtstools wie Everhour, Google Sheets und Hourstack sind alle in Asana integriert.

Interessieren Sie sich für weitere Projektmanagement-Tools – vergleichen Sie Asana mit Monday und unseren Liste der Asana-Alternativen.

Ergebnisse

Hier hat Airtable die Nase vorn. Beide bieten ähnliche Projektansichten und Organisationsschemata, wie beispielsweise Airtable- und Asana-Gantt-Diagramme. Die benutzerdefinierten Berichtsfunktionen von Airtable erweitern jedoch dessen Funktionalität und Einsatzmöglichkeiten.

Airtable vs. Asana – Support

Damit Ihre Projektmanagement-Software reibungslos läuft, benötigen Sie Kundensupport. Um zu verhindern, dass bei Problemen alles zum Stillstand kommt, sollten Sie alle Optionen kennen – online, persönlich, kostenlos oder kostenpflichtig.

Was Airtable bietet

Über Airtable sind Standardoptionen für Kundenservice und Support verfügbar:

• Alle Pläne beinhalten E-Mail-Support.
• Wissensbasis
• Diskussionsforum für die Community
• Tutorials im Internet
• Webinare und Videos zur Schulung

Wenn Sie den Enterprise-Plan nutzen, erhalten Sie telefonischen Support oder Einzelschulungen von Airtable. Bei anderen Plänen finden Sie am besten Antworten in der Wissensdatenbank.

Alternativtext: Die Wissensdatenbank von Airtable ist in acht Abschnitte unterteilt: Airtable-Grundlagen, Ansichten, Blöcke, Felder, Verwalten von Airtable, Entwickler, Airtable auf Ihrem Gerät, Richtlinien und Compliance usw.

Airtable bietet eine Vielzahl von Projektvorlagen, doch das Airtable Universe geht noch einen Schritt weiter und bietet eine Galerie mit Benutzerdatenbanken, die Sie durchsuchen und für Ihre eigenen Zwecke kopieren können. Zu den Hunderten realer Projekte gehören ein Studienplaner, ein Gesetzesverfolgungstool, ein Produkteinführungskalender und vieles mehr.

Was Asana bietet

Asana bietet die folgenden Standardoptionen für den Kundenservice:

• Unterstützung per E-Mail ist verfügbar.
• Wissensbasis
• Diskussionsforum für die Community
• Tutorials im Internet
• Webinare und Videos zur Schulung

Asana bietet keinen telefonischen Support an, daher ist die Wissensdatenbank von Asana, wie die von Airtable, Ihre beste erste Informationsquelle.

Du kannst deine Optionen erweitern, indem du eine der drei Optionen auswählst. Der Bereich „Ich möchte lernen…“ beispielsweise bietet detaillierte Informationen zu Aufgaben und Projekten, Arbeitsbereichen und Organisationen, Profileinstellungen und weiteren Themen.

Ergebnisse

Hier schneidet Airtable am besten ab. Beide bieten standardmäßigen Kundensupport und -ressourcen, jedoch keinen telefonischen Support für Nutzer der unteren Leistungsstufen. Airtable Universe sticht hervor, weil es das Potenzial hat, das Projektmanagement zu revolutionieren.

Airtable vs. Asana – Benutzerfreundlichkeit

Da Sie auf keinen Fall möchten, dass eine Software Sie bei der eigentlichen Projektplanung und der anschließenden Arbeit behindert, ist die Benutzerfreundlichkeit von entscheidender Bedeutung.

Was Airtable bietet

Da Airtable auf Tabellenkalkulationen basiert, wirkt es zunächst vielleicht einschüchternd, unterstützt Sie aber dabei, Ihr erstes Projekt einfach einzurichten. Steht eine Produkteinführung bevor? Benötigen Sie einen Bugtracker? Möchten Sie Nutzerforschung betreiben? Airtable bietet Projektplanvorlagen, die Ihnen dabei und bei vielem mehr helfen.

Zu den Airtable-Projektvorlagen gehören Projekte zur Produkteinführung, zum Produktkatalog und zum Bugtracker, die in Kategorien wie Inhaltsproduktion und Marketing organisiert sind.

Airtable setzt auf visuelle Darstellungen, um Ihre Aufgaben und Prozesse zu kontextualisieren und zu organisieren, obwohl es auf Tabellenkalkulationen basiert. Dank der Bilder in Kanban-Boards und gemeinsamen Kalenderaufgaben wirkt es ansprechend.

Obwohl es nicht schwierig ist, die Verwendung von Airtable zu erlernen, weist es einige Macken bei der Aufgabenerstellung und -filterung auf, die mehr Aufwand erfordern als erwartet, sodass Sie möglicherweise eine der Airtable-Alternativen bevorzugen.

Was Asana bietet

Asana ist außerdem bestrebt, die Einarbeitung neuer Benutzer so einfach wie möglich zu gestalten. Wenn Sie sich zum ersten Mal bei Asana anmelden, können Sie aus verschiedenen Vorlagen für Ihr erstes Projekt wählen, darunter:

• Fehlersuche
• Spendenaktion im Internet
• Veröffentlichungskalender
• Tagesordnung für das Treffen
• Onboarding neuer Mitarbeiter
• Roadmap für das Produkt

Bei den meisten Projektmanagement-Programmen steht der Projektmanager im Mittelpunkt. Asanas Aufgabenmanager und die Workload-Verwaltung helfen jedoch dabei, Burnout bei Teammitgliedern zu vermeiden. Auf der Registerkarte „Workload“ sehen Sie die Arbeitsbelastung des Teams und einzelner Mitarbeiter und können jeder Aufgabe einen Aufwandsgrad zuordnen.

Die Kapazität bezeichnet die maximale Arbeitsmenge, die eine Person pro Woche bewältigen kann. Sie ist individuell anpassbar. Ein unabhängiger Auftragnehmer kann beispielsweise nur 20 Stunden pro Woche arbeiten, während ein Vollzeitmitarbeiter 40 Stunden pro Woche arbeiten kann.

Das Arbeitslastdiagramm einer Person, die mehr Arbeit hat als ihre zugewiesene Kapazität, wird rot.

Ergebnisse

Da es einige Zeit dauert, die Eigenheiten von Airtable zu verstehen, ist Asana die bessere Wahl. Asana verfügt außerdem über Tracking-Funktionen, die dabei helfen, die Arbeitsbelastung aller Beteiligten auszugleichen.

Airtable vs. Asana – Preise

Der entscheidende Punkt ist die Preisgestaltung: Sie möchten jedem Teammitglied Zugriff auf alle Funktionen gewähren, aber das ist unwahrscheinlich, es sei denn, Sie verfügen über viel Geld. Ein kostengünstiger Plan hingegen ist das Ergebnis von Verhandlungen zwischen Ihren Wünschen und Bedürfnissen.

Was Airtable bietet

• Kostenlos: Enthält unbegrenzte Basen mit jeweils zwei Gigabytes Dateispeicherplatz und 1,200 Datensätze sowie Raster-, Kalender-, Formular-, Kanban- und Galerieansichten sowie Zusammenarbeit und Kommentieren in Echtzeit über Web-, Desktop-, iOS- und Android-Apps.
• Plus: Für 10 Dollar pro Monat und Benutzer erhalten Sie fünf Gigabytes Speicherplatz und 5,000 Datensätze pro Basis.
• Pro: 20 $/Monat pro Benutzer – Erhöht den Speicherplatz auf 20 Gigabytes und fügt erweiterte Kalenderfunktionen, benutzerdefinierte Markenformulare, persönliche und gesperrte Ansichten, passwort- und domänenbeschränkte Freigaben sowie vorrangigen Kundensupport hinzu.
• Enterprise: Angebotsbasiert – Beinhaltet unbegrenzte Arbeitsbereiche, ein unternehmensweites Admin-Panel, verbesserte Wiederherstellung nach Löschung, individuelles Onboarding und Training, einen dedizierten Customer Success Manager sowie eine Erhöhung des Speicherplatzes auf 1,000 Gigabytes pro Basis.

Airtable eignet sich am besten für Kreativteams, die Dienstleistungen und Produkte für Kunden anbieten, wie beispielsweise Grafikdesign- oder Marketingagenturen. Selbst für kleine Teams erhöhen die Kosten pro Benutzer im Pro-Tarif, den auch kleinere Unternehmen für den Zugriff auf die erforderlichen Funktionen benötigen, die monatlichen Kosten drastisch.

Was Asana bietet

Basic: Erstellen Sie Aufgaben mit bis zu 15 Teammitgliedern mithilfe von Listen-, Board- und Kalenderansichten, weisen Sie Aufgaben und Fälligkeitsdaten zu, verwenden Sie mobile Apps und eine Chrome-Erweiterung und nutzen Sie Softwareintegrationen.

Premium: 10.99 $ pro Benutzer und Monat – Beinhaltet eine Zeitleisten-Ansicht, erweiterte Suche und Berichterstattung, benutzerdefinierte Felder, unbegrenzte kostenlose Gäste, Formulare, Regeln, Meilensteine, eine Administratorkonsole sowie private Teams und Projekte.

Business: Portfolios, Workload-Tracking, benutzerdefinierter Regelgenerator, Genehmigungen, Korrekturlesen, sperrbare benutzerdefinierte Felder und erweiterte Integrationen mit Salesforce, Adobe Creative Cloud, Tableau und anderer Software sind für 24.99 $ pro Benutzer und Monat enthalten.

Enterprise: Benutzerbereitstellung und -aufhebung, Datenexport und -löschung, benutzerdefiniertes Branding, vorrangiger Support, regionsübergreifende Backups und ein Service Level Agreement mit einer Verfügbarkeit von 99.9 % sind alle in der angebotsbasierten Option (SLA) enthalten.

Auch kleinere Teams mit großem Budget können von Asana profitieren. Teams mit zehn Nutzern, wie beispielsweise Airtable, zahlen mehr als 100 US-Dollar pro Monat für den Premium-Tarif, der weder Workload-Tracking noch die Integration von Adobe Creative Cloud beinhaltet.

Ergebnisse

Bei den Preisen herrscht zwischen Airtable und Asana Gleichstand. Beide haben die gleichen Probleme: Obwohl es einen kostenlosen Tarif gibt, zahlen selbst kleine Unternehmen deutlich über 100 US-Dollar pro Monat, um Zugriff auf wichtige Geschäftsfunktionen zu erhalten.

Airtable vs. Asana – Integration mit anderer Software

Da Sie, wie die meisten Unternehmen, wahrscheinlich eine Vielzahl von Softwareanwendungen verwenden, sollte Ihre Projektmanagementsoftware nahtlos in diese integriert werden können, um zeitaufwändige und/oder manuelle Datenübertragungsprozesse zu vermeiden.

Behalten Sie Ihr Budget im Auge: Mehrere Integrationen können ein teureres Abonnement erfordern. Für Apps und Plug-ins von Drittanbietern kann eine einmalige Gebühr oder ein monatliches Abonnement erforderlich sein. Unternehmen, die mehrere Softwareprogramme wie Zapier anbinden, erheben eigene monatliche Gebühren.

Was Airtable zu bieten hat

Airtable verfügt über sieben vorgefertigte Integrationen:

• Verpackung
• Dropbox
• Google Mail
• Google Drive
• JotForm
• Slack
• Typeform

Airtable verfügt jetzt über 25 vorkonfigurierte Zapier-Integrationen, die Verbindungen mit Software wie Basecamp, Instagram, Mailchimp und Twitter automatisieren. Alternativ können Sie Automate.io, Zenaton oder einen anderen Drittanbieter verwenden, um Ihre eigenen benutzerdefinierten Verbindungen zu erstellen.

Was Asana bietet

Asana-Integrationen umfassen über 150 Optionen in neun Kategorien:

• Kommunikation
• Steckverbinder
• Entwicklung
• Datenaustausch
• Online Formulare
• Google
• Importeure
• Reporting
• Zeiterfassung

Wenn Sie oder Ihr Team über Programmierkenntnisse verfügen, verwenden Sie die Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) von Asana, um Ihre eigenen benutzerdefinierten Aktionen zu erstellen.

Ergebnisse

Aufgrund seiner zahlreichen nativen Integrationen ist Asana die beste Wahl. Airtable nutzt Zapier als Konnektor für die Anbindung an andere Software. Eine direkte Kommunikation zwischen Ihrer Projektmanagement-Software und Airtable ist jedoch vorzuziehen.

Airtable erringt knappen Sieg

Wie also ziehen wir aus diesem Showdown zwischen Airtable und Asana ein Fazit?

Airtable und Asana eignen sich am besten für die gleichen Nutzertypen: kleine, kreative Projektteams. Der umfassende Funktionsumfang von Airtable, der erweitertes Reporting, externe Abrechnung und Rechnungsstellung sowie Airtable Universe umfasst, hebt es von der Konkurrenz ab.

Wenn Sie mehr native Integrationen bevorzugen, die Funktion zur Arbeitslastberichterstattung nutzen möchten oder nur interne Projekte durchführen, ist Asana möglicherweise dennoch eine praktikable Option.

Häufig gestellte Fragen zu Airtable und Asana

Ist es möglich, Airtable und Asana zu verbinden?

Für den Datenaustausch zwischen Airtable und Asana mit Zapier oder Make ist kein Code erforderlich. Dies sollte automatisch erfolgen! Es fügt einem Projektabschnitt eine Aufgabe hinzu.

Was ist der Zweck von Airtable?

Airtable ist eine einfach zu bedienende Online-Plattform zum Erstellen und Teilen relationaler Datenbanken. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich, farbenfroh und benutzerfreundlich, sodass jeder in wenigen Minuten eine Datenbank erstellen kann.

Ist Airtable eine bessere Alternative zu Asana?

Airtable eignet sich besser als Asana zum Organisieren und Speichern großer Datenmengen. Es verfügt über zahlreiche Funktionen, die die Vorteile einer Tabellenkalkulation nachbilden. Die Funktionen von Asana ähneln eher denen einer reinen Datenbankanwendung, während Airtable sowohl Tabellenkalkulations- als auch Datenbankfunktionen bietet.