Asana est un favori parmi les amateurs de productivité, et pour une bonne raison. C'est un outil de travail d'équipe qui garde une trace de tout, des tâches aux workflows en passant par certains types de projets. Dans notre revue Asana, nous expliquerons exactement pourquoi cela Outil PM reste l'un des plus populaires là-bas.
Cependant, ne le confondez pas avec une plate-forme de gestion de projet à part entière ; il manque des outils de gestion des ressources, de budgétisation et de suivi des dépenses, ainsi que d'autres fonctionnalités que vous attendez de ce type d'application. (À vrai dire, la plupart des petites entreprises n'auront pas besoin de fonctions aussi étendues).
Asana, d'autre part, est l'une des meilleures applications pour gérer les tâches, les flux de travail et, oui, certains types de projets. Il a récemment ajouté plus de structure et de modèles pour les équipes qui ont besoin d'aide pour configurer et utiliser l'application.
Il est adaptable, élégant et prêt à se plier. Asana est lauréat du choix des éditeurs car c'est l'une des meilleures applications de collaboration et de productivité.
Asana ne se compare pas facilement aux autres applications de gestion du travail et de collaboration. Si vous êtes à la recherche d'un outil de gestion de projet, vous devriez également vous pencher sur Basecamp, Airtable, Wrike et quelques autres options.
Choisir entre ces outils est less sur lequel est le meilleur en général et plus sur lequel est le meilleur pour gérer le type de travail spécifique que vous avez et toutes les étapes qu'il doit suivre.
"Avant d'utiliser Asana, je passais ma vie à travailler dans ma boîte de réception toute la journée », explique Jocey Karlan, responsable de la gestion des produits. « Je marquerais les choses comme non lues parce qu'elles n'étaient toujours pas résolues. Et ils s'attarderaient et s'attarderaient. Ou, j'aurais un document où j'essayais de vérifier les choses et de les faire avancer. Il n'y avait pas de visibilité, de propriété partagée ou de délimitation claire de la propriété. Cela m'a définitivement ralenti et j'ai passé beaucoup de temps à travailler sur le travail. Maintenant, il n'est jamais question de savoir qui possède quoi. C'est radicalement clair. Alex Hood - Chef de produit, Asana
What's New in Asana? April 2024
Asana a l'habitude de publier de nouvelles fonctionnalités majeures au moins une fois par an. La possibilité d'enregistrer un message vidéo intégré, les modifications apportées à Mes tâches, une application de bureau avec mode sombre et l'intégration d'un calendrier intelligent sont parmi les plus récentes. ajouts.
Vous pouvez désormais enregistrer une vidéo de vous-même pendant que vous expliquez et montrez quelque chose sur Asana à l'aide de la nouvelle fonctionnalité de messagerie vidéo. Vous pouvez ensuite partager la vidéo avec d'autres membres de votre équipe, éliminant potentiellement le besoin de réunions.
Vous pouvez également faire une transcription audio à partir d'une vidéo pour rendre le contenu plus accessible.
Vous avez désormais plus de contrôle sur la façon dont vous affichez et travaillez avec vos tâches grâce à certaines modifications apportées à Mes tâches. Vous pouvez maintenant voir toutes vos tâches dans une vue de tableau Kanban, une vue de liste ou une vue de calendrier.
Vous pouvez également créer une automatisation ; par exemple, lorsqu'un membre de votre équipe débloque une tâche que vous attendiez de démarrer, vous recevez une notification automatique.
Lorsque vous souhaitez vous concentrer uniquement sur votre travail sur Asana, une nouvelle application de bureau Asana pour macOS et Windows vous permet de fermer votre navigateur Web. Le mode sombre est également disponible dans les nouvelles applications de bureau.
D'autres mises à jour récentes incluent une nouvelle intégration avec l'application Clockwise, qui vous permet d'intégrer vos tâches à votre calendrier et de bloquer le temps sur votre calendrier pour les tâches sans quitter Asana.
Combien coûte Asana ?
Le service d'Asana est divisé en quatre niveaux : Basic (gratuit), Premium (10.99 $ par personne et par mois), Business (24.99 $ par personne et par mois) avec une remise de 50 % pour les organisations à but non lucratif.
Si vous payez annuellement, vous bénéficierez d'une réduction. Les petites équipes étaient auparavant éligibles à une réduction sur les mises à niveau, mais cette offre n'est plus disponible.
Au début d'Asana, le compte Basic gratuit vous donnait accès à presque toutes les fonctionnalités de l'application. Quelques fonctionnalités utiles, telles que la vue Chronologie, les tableaux de bord, les champs personnalisés, les formulaires, les règles et les jalons, ne sont plus disponibles dans le compte gratuit.
Nous reviendrons sur certaines de ces fonctionnalités plus en détail plus tard dans cette revue. Les dates de début, les dépendances des tâches, les jalons, la vue de progression, la recherche avancée et les rapports ne sont pas non plus disponibles pour les comptes gratuits.
Même avec le compte gratuit, vous pouvez avoir une bonne idée du fonctionnement d'Asana. Si vous envisagez de payer pour Asana, essayez la version gratuite avec un petit groupe de test pendant au moins quelques semaines avant la mise à niveau. Cela reste un bon investissement.
Asana Premium comprend tout ce que fait le compte gratuit, ainsi que toutes les fonctionnalités qui ont été mentionnées comme manquantes. Les contrôles administratifs, l'assistance prioritaire et la possibilité de créer des équipes et des projets privés sont tous inclus avec les comptes premium.
Asana Business est commercialisé comme un outil pour les entreprises qui « ont besoin de gérer le travail à travers plusieurs initiatives ». Considérez les grandes entreprises. Les portefeuilles, les objectifs, la charge de travail, la vérification, les intégrations avec certaines applications autrement restreintes (telles que Salesforce et Adobe CC) et un générateur de règles personnalisées, également connu sous le nom d'automatisation, sont tous inclus dans ce niveau de service.
"Lorsqu'une date d'échéance change, ajouter automatiquement le chef d'équipe en tant que suiveur sur la tâche", par exemple, est l'automatisation. Les tâches de routine sont automatisées, donc personne n'a à se rappeler de les faire.
Comment comparer les prix d'Asana ?
Les prix d'Asana ont augmenté en 2019 et sont restés légèrement supérieurs à ceux de plusieurs de ses principaux concurrents depuis lors.
Le compte Premium de Trello, par exemple, coûte 10 $ par personne et par mois, ce qui est légèrement less qu'Asana Premium. Le plan Entreprise de Trello a une échelle mobile de prix, mais le maximum que vous paierez par personne et par mois est de 17.50 $.
Wrike, qui appartient maintenant à Citrix, propose une variété de types de forfaits et de structures tarifaires, mais le forfait professionnel commence à 9.80 $ par personne et par mois et le forfait Business à 24.80 $ par personne et par mois.
Airtable Plus coûte 10 $ par personne et par mois, tandis que Pro coûte 20 $ par personne et par mois.
Qu'est-ce qu'Asana ?
Asana est un outil de gestion de projet qui vous permet de gérer des tâches et d'autres projets avec un groupe de personnes. Plus précisément, Asana garde une trace de qui est en charge de quelle tâche et de toutes les informations associées, telles que toutes les étapes requises, les dates d'échéance, etc.
L'une de ses caractéristiques distinctives est son adaptabilité, qui vous permet de choisir le type de travail à suivre et comment l'utiliser (plus sur ce point dans un instant).
La société a ajouté plus d'options et de modèles ces dernières années pour fournir une structure aux équipes qui ne veulent pas une flexibilité totale. En d'autres termes, les abonnés peuvent utiliser Asana de manière totalement unique et personnalisée, ou ils peuvent l'utiliser de manière guidée en utilisant les options et les modèles fournis par Asana.
Cette configuration diffère du logiciel de gestion de projet traditionnel, qui est conçu pour le travail par projet et ne peut être utilisé que d'un nombre limité de façons.
Asana est capable de gérer les travaux en cours (corrections de bogues, maintenance, etc.) et certains types de projets, bien que généralement des projets plus légers qui ne vous obligent pas à coordonner des dizaines de pièces mobiles avec d'autres projets simultanés.
Les logiciels de gestion de projet, quant à eux, peuvent gérer plusieurs projets complexes à la fois. Disons qu'une entreprise construit 50 maisons par an. Une application de gestion de projet peut cartographier chaque étape de construction pour toutes les maisons, en s'assurant qu'elles sont achevées dans le bon ordre et que l'équipement partagé et la main-d'œuvre qualifiée sont disponibles aux moments appropriés pour chaque étape.
L'application de gestion de projet vous aide à réorganiser les horaires de construction des 50 maisons, ainsi que les horaires de toutes les personnes qui y travaillent si une machine ou une personne est soudainement mise hors service.
Bien qu'Asana ne puisse pas tout à fait faire cela, il peut vous aider à planifier un lancement de produit ou une campagne marketing, par exemple.
Si l'un de ces éléments n'est toujours pas clair, vous pouvez demander de l'aide dans le Guide d'Asana, qui comprend des webinaires, des didacticiels, etc.
Lire la suite: Asana contre lundi - consultez notre avis
La structure de base d'Asana
Les décideurs doivent d'abord comprendre comment mettre en œuvre et utiliser Asana avant de le distribuer au reste de l'entreprise. Alors que certains outils de collaboration prétendent être simples, Asana est loin de cela. C'est assez intuitif, mais chaque équipe doit réfléchir longuement aux processus ou au travail qu'elle souhaite suivre avec Asana, ainsi qu'à la manière dont elle le fera. Les modèles de projet peuvent aider certaines équipes, mais il faut généralement quelques essais et erreurs pour bien faire les choses.
Vous pouvez rejoindre différents espaces de travail et organisations lorsque vous créez un compte Asana. Un compte Asana qui connecte tout le monde avec le même domaine de messagerie est appelé une organisation.
Un espace de travail est un groupe de personnes qui collaborent sur un projet. Par exemple, vous pouvez rejoindre l'organisation de votre entreprise et être affecté à des espaces de travail en fonction de votre service, des comités auxquels vous avez participé, des marques sur lesquelles vous avez travaillé, etc.
Vous et les membres de votre équipe créez des projets dans un espace de travail, où vous enregistrez et suivez le travail, avez des conversations avec des collègues, etc.
Comme indiqué précédemment, vous pouvez commencer avec les modèles d'Asana, créer votre propre modèle ou repartir de zéro.
Applications et expérience utilisateur d'Asana
Asana est disponible sur le Web, en tant qu'application de bureau macOS et Windows, ainsi qu'en tant qu'application Android et iOS. L'interface d'Asana est efficace et réactive, avec juste assez de couleur et de style pour la garder intéressante et utile sans paraître encombrée.
Il a également quelques surprises, telles que des animations de fête qui apparaissent à l'écran de temps en temps, bien que ces effets supplémentaires puissent être désactivés si vous ne les aimez pas.
Dans la section des paramètres d'Asana, vous trouverez une liste de raccourcis clavier appelés Hacks. Les hacks ajoutent un large éventail de fonctionnalités et de personnalité à un logiciel. Après avoir activé le hack associé, par exemple, appuyez sur TAB + B pour vous amuser avec les félins.
Ajoutez des informations de compte de base, contrôlez les notifications, ajustez les préférences d'affichage et les effets visuels susmentionnés, et configurez les intégrations avec d'autres applications telles que Harvest, Slack, Microsoft Teams, Zoom, Figma et autres dans les paramètres de votre profil.
Vous pouvez faire presque tout dans les applications mobiles que vous pouvez faire dans l'application Web, bien qu'en fonction du volume de travail et des commentaires générés par votre équipe, un écran de taille normale peut être préférable.
Il est cependant possible d'être productif tout en utilisant un téléphone. C'est pratique de pouvoir utiliser Asana de n'importe où avec une connexion Internet. Les applications mobiles, en particulier, disposent de nombreuses fonctionnalités hors ligne.
Disposition et caractéristiques principales
Asana est simple à utiliser. Le rail de gauche, qui affiche votre liste de projets, d'espaces de travail, de rapports et d'autres éléments, est toujours accessible et peut être réduit pour libérer de l'espace.
Les onglets Vue d'ensemble, Liste des tâches, Tableau (un tableau Kanban), Calendrier, Messages et Fichiers en haut de la fenêtre principale vous permettent de basculer entre différentes vues. Selon la façon dont votre équipe configure et utilise Asana, ces options peuvent varier.
Vous pouvez modifier votre vue à tout moment, et vous pouvez filtrer et trier les listes de tâches selon des critères tels que la date d'échéance ou le destinataire. Lorsque vous cliquez sur une tâche, une fenêtre secondaire apparaît à droite avec tous les détails de la tâche.
Suivi des tâches
Les tâches sont au cœur de chaque projet (ou de tout ensemble de travaux, même s'il est en cours). Les sous-tâches, ainsi qu'un destinataire, une date d'échéance, une date d'échéance récurrente, des pièces jointes, des commentaires, des balises et des abonnés peuvent tous être ajoutés à une tâche.
Les abonnés sont avertis chaque fois qu'il y a un changement dans la tâche. La mise en forme de texte enrichi, l'édition après la publication et les mentions @ sont toutes des fonctionnalités qui rendent les commentaires particulièrement utiles.
Un flux de travail est composé d'une seule tâche et de toutes ses sous-tâches et personnalisations. Par exemple, si l'une des tâches régulières de votre équipe est de signer de nouveaux clients, les sous-tâches couvriraient toutes les étapes impliquées, telles que la confirmation de l'intérêt du client, l'envoi de tous les documents nécessaires, la réception des documents, l'envoi d'un e-mail de bienvenue , etc.
Chaque étape peut être attribuée à une personne différente, et Asana vous permet d'attribuer chaque étape à la personne appropriée et d'ajouter la date d'échéance correspondante au moment approprié.
Il serait utile qu'Asana vous permette de transformer une tâche et toutes ses sous-tâches en un modèle afin que vous puissiez l'utiliser par défaut lors de la création d'une nouvelle tâche dans ce projet.
Bien que vous puissiez créer un modèle personnalisé au niveau du projet, ce n'est pas une option. Dans tous les cas, il existe une solution de contournement simple : créez le modèle que vous voulez et étiquetez-le comme tel dans le nom de la tâche, puis assurez-vous que tout le monde le copie quand il en a besoin.
C'est simple car il y a un bouton pour dupliquer une tâche.
Contexte et perspective
Vous pouvez joindre des commentaires et d'autres données aux tâches pour vous aider à comprendre ce qui se passe afin que vous n'ayez pas à parler à vos collègues séparément. Tout ce que vous devez savoir est là.
Au fur et à mesure que les tâches et les sous-tâches sont terminées, l'historique de la tâche et tous les événements qui se sont produits sont associés à la tâche. Par conséquent, chaque action de travail a un but.
Asana est utile pour obtenir une perspective plus large sur les responsabilités de chaque membre de l'équipe, en plus de garder une trace des détails.
Vous pouvez, par exemple, consulter toutes les tâches assignées à une personne spécifique pour voir la quantité de travail qu'elle a dans son assiette si vous disposez des autorisations appropriées.
Ce ne sont pas les informations quantifiées que certaines applications de gestion de projet vous fournissent en fonction du nombre d'heures par semaine qu'un employé est affecté au travail et du nombre d'heures de travail prévu qu'il lui a affecté.
Fonctionnalités supplémentaires et utilisation
Les balises facilitent la recherche des tâches et la fonction de recherche avancée est très utile. Les cases à cocher interactives vous permettent de cocher les tâches au fur et à mesure que vous les terminez et de les décocher tout aussi facilement si vous ou un autre membre Asana faites une erreur.
Vous pouvez ajouter des détails à une tâche qui est importante pour vous et votre équipe avec des champs personnalisés, tels que la priorité de la tâche (faible, moyenne, élevée) ou l'état d'avancement (en attente, en cours, en attente d'approbation).
La capacité d'Asana à créer des dépendances entre les tâches est une autre fonctionnalité utile. Si vous avez deux tâches A et B et que la tâche B ne peut commencer qu'une fois la tâche A terminée, vous pouvez utiliser une dépendance pour exprimer la relation entre elles.
Un diagramme de Gantt, tel que celui fourni par la chronologie d'Asana, est utile pour visualiser ces dépendances. Chacune des tâches de l'utilisateur est affichée ici sous forme de diagramme de Gantt. Les lignes entre les tâches représentent les dépendances, que vous pouvez modifier à tout moment.
Les diagrammes de Gantt sont particulièrement utiles pour voir comment un retard dans une tâche ou une absence prolongée d'un membre de l'équipe affecte les dates cibles d'achèvement des tâches sur la route. Asana vous permet également de diviser les tâches en sections dans la vue.
Bien qu'Asana soit polyvalent et riche en fonctionnalités, il n'est pas bien adapté aux projets à forte intensité graphique. Parce que vous pouvez définir des images de couverture pour chaque tâche dans une colonne de la vue Tableau d'Asana, c'est votre meilleur pari, mais vous n'obtiendrez pas d'outils de balisage ou d'autres outils de vérification pour collaborer, discuter et afficher les modifications apportées aux fichiers graphiques.
Il est utile de disposer d'une suite complète d'outils pour ce travail directement dans votre système de gestion du travail pour les équipes dont le travail s'articule autour de graphiques et d'autres images.
ProofHub, Smartsheets et Wrike ne sont que quelques exemples d'applications de gestion de projet qui incluent la vérification d'image, le balisage et la discussion.
D'autres applications de collaboration en ligne, telles que Filestage et InVision, gèrent spécifiquement l'épreuvage sans être des applications de gestion de projet.
Confidentialité et sécurité
Asana utilise au moins le protocole TLS 1.1 pour sécuriser les connexions à son site, et ses données sont stockées dans des "centres de données sécurisés audités SSAE 16 via Amazon aux États-Unis". Asana propose également un programme de primes aux bogues pour les personnes qui signalent des failles dans le service. Les audits SOC 2 Type I et Type II ont été réalisés par Asana, ce qui signifie qu'un tiers indépendant a validé la sécurité de l'entreprise et sa capacité à les maintenir. Vous pouvez vérifier le statut d'Asana via un tableau de bord en ligne, tout comme vous le pouvez avec Slack.
Au niveau de l'utilisateur, Asana vous permet de garder certaines informations privées tout en collaborant avec d'autres. Vous pouvez garder les projets et les tâches privés pour vous seul ou pour un groupe de personnes sélectionné.
Vous pouvez également restreindre l'accès aux projets afin que les utilisateurs puissent uniquement les commenter plutôt que les modifier, ainsi que donner aux membres des autorisations de commentaire uniquement.
Il est essentiel pour les équipes qui utilisent Asana comme plate-forme ouverte de continuer à parler des règles d'engagement afin que tout le monde accepte d'utiliser l'application de la même manière, de ne pas écraser le travail de l'autre, etc.
Au niveau de l'entreprise, Asana offre des fonctionnalités de sécurité supplémentaires telles que la possibilité de contrôler quelles applications sont accessibles via l'intégration et qui peut ajouter des invités.
Recherche avancée et rapports
Asana dispose d'une excellente fonction de recherche avancée. Lorsque vous recherchez un terme au niveau supérieur, vous pouvez spécifier si vous recherchez une tâche ou une conversation.
Attribué à, Dans les projets et Suivi par sont quelques-uns des autres champs par défaut. Vous pouvez également spécifier si une tâche a une pièce jointe si elle a été achevée et quand elle est due.
Des filtres pour les champs personnalisés, les personnes, les balises, les dépendances et même les sous-tâches peuvent être ajoutés pour aller encore plus loin. Si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez à l'aide de ces outils, cela n'existait probablement pas, pour commencer.
Toutes ces recherches complexes peuvent être enregistrées sous forme de rapports interactifs sur Asana, accessibles depuis le menu de gauche. Ces rapports sont mis à jour lorsque de nouveaux éléments correspondent aux termes de recherche, et vous pouvez modifier les termes de recherche à tout moment.
Cette fonctionnalité m'intéresse car elle peut être extrêmement utile pour les managers qui essaient de déterminer qui est le plus productif. C'est un bon moyen de suivre les progrès individuels au fil du temps, même pour les particuliers.
Flexibilité réfléchie
La conception réfléchie et la flexibilité d'Asana en font une puissante application de gestion des tâches pour un large éventail de tâches personnelles et d'équipe. Il mérite également des éloges pour son ensemble complet de fonctionnalités et ses diverses vues de flux de travail. Asana remporte un prix Editors 'Choice pour les applications de collaboration pour toutes ces raisons.
Asanas
AVANTAGES
- Conception flexible, rapide et moderne
- Version gratuite capable
- Riche en fonctionnalités
- La vue chronologique facilite la gestion des dépendances
INCONVENIENTS
- Pas idéal pour les travaux à forte intensité graphique
- Les prix sont légèrement plus élevés que ceux des concurrents
FAQ sur la révision d'Asana
Qu'est-ce que la plateforme Asana exactement ?
Asana est un outil de gestion de projet qui aide les équipes à rester concentrées sur les objectifs, les projets et les tâches quotidiennes qui aident leur entreprise à se développer. Le nom est inspiré de la pratique du yoga où Asana est le siège utilisé pour la pratique de la méditation, en fait le logo à trois points ressemble à une personne méditant dans une position Asana.
Qu'est-ce que le module complémentaire Asana Chrome ?
L'extension ou le module complémentaire Asana Chrome officiel vous permet d'ajouter et de rechercher des tâches Asana à partir de n'importe quelle page Web. Étant donné qu'Asana est une application Web, vous l'utiliserez principalement via le navigateur. L'utilisation du module complémentaire Chrome vous facilite donc la vie.
Qu'est-ce que l'application de bureau Asana ?
L'application de bureau native pour Asana élimine les distractions afin que vous puissiez vous concentrer sur l'essentiel. Vous pouvez télécharger l'application Asana pour votre système d'exploitation, vous connecter avec votre adresse e-mail sur le Web et vous serez dirigé vers l'application Asana. Il existe également une application mobile native pour travailler avec Asana en déplacement.
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