Asana è una delle preferite dagli appassionati di produttività, e per una buona ragione. È uno strumento di lavoro di squadra che tiene traccia di tutto, dalle attività ai flussi di lavoro a determinati tipi di progetti. Nella nostra recensione di Asana spiegheremo esattamente perché questo strumento PM rimane uno dei più popolari là fuori.
Tuttavia, non confonderlo con una piattaforma di project management a tutti gli effetti; manca di strumenti di gestione delle risorse, budgeting e monitoraggio delle spese e altre funzionalità che ti aspetteresti da quel tipo di app. (A dire il vero, la maggior parte delle aziende più piccole non avrà bisogno di funzioni così estese).
Asana, d'altra parte, è una delle migliori app per la gestione di attività, flussi di lavoro e, sì, alcuni tipi di progetti. Di recente ha aggiunto più struttura e modelli per i team che hanno bisogno di aiuto per configurare e utilizzare l'app.
È adattabile, elegante e disposto a piegarsi. Asana è una vincitrice della Editors' Choice perché è una delle migliori app per la collaborazione e la produttività.
Asana non è facilmente paragonabile ad altre app di collaborazione e gestione del lavoro. Se sei alla ricerca di uno strumento di gestione dei progetti, dovresti anche esaminare Basecamp, Airtable, Wrike e alcune altre opzioni.
La scelta tra questi strumenti è less su quale sia il migliore in generale e più su quale sia il migliore per gestire il tipo specifico di lavoro che hai e tutti i passaggi che deve completare.
"La mia vita prima di utilizzare Asana è stata spesa tutto il giorno lavorando nella mia casella di posta elettronica", afferma Jocey Karlan, Product Management Lead. “Segnalerei le cose come non lette perché non sono state ancora risolte. E si soffermerebbero e si soffermerebbero. Oppure, avrei un documento in cui stavo cercando di controllare le cose e portarle avanti. Non c'era visibilità, proprietà condivisa o chiara definizione della proprietà. Questo mi ha decisamente rallentato e ho passato molto tempo a lavorare sul lavoro. Ora, non c'è mai una questione di chi possiede cosa. È radicalmente chiaro”. Alex Hood - Responsabile del prodotto, Asana
Cosa c'è di nuovo in Asana? Maggio 2024
Asana ha un track record di rilascio di nuove importanti funzionalità almeno una volta all'anno. La possibilità di registrare un messaggio video integrato, le modifiche a Le mie attività, un'app desktop con modalità oscura e l'integrazione del calendario intelligente sono tra le più recenti integrazioni.
Ora puoi registrare un video di te stesso mentre spieghi e mostri qualcosa in Asana usando la nuova funzione di messaggistica video. Puoi quindi condividere il video con altri membri del tuo team, eliminando potenzialmente la necessità di riunioni.
Puoi anche creare una trascrizione audio da un video per rendere il contenuto più accessibile.
Ora hai un maggiore controllo su come visualizzare e lavorare con le tue attività grazie ad alcune modifiche a Le mie attività. Ora puoi vedere tutte le tue attività in una visualizzazione bacheca Kanban, una visualizzazione elenco o una visualizzazione calendario.
Puoi anche creare automazione; ad esempio, quando qualcuno del tuo team sblocca un'attività che stavi aspettando di iniziare, riceverai una notifica automatica.
Quando vuoi concentrarti esclusivamente sul lavoro in Asana, una nuova app desktop Asana per macOS e Windows ti consente di chiudere il browser web. La modalità oscura è disponibile anche nelle nuove app desktop.
Altri aggiornamenti recenti includono la nuova integrazione con l'app Clockwise, che ti consente di integrare le tue attività con il tuo calendario e bloccare il tempo sul tuo calendario per le attività senza uscire da Asana.
Quanto costa l'asana?
Il servizio di Asana è suddiviso in quattro livelli: Basic (gratuito), Premium ($ 10.99 a persona al mese), Business ($ 24.99 a persona al mese) con uno sconto del 50% per le organizzazioni no profit.
Se paghi annualmente, riceverai uno sconto. I piccoli team avevano diritto a uno sconto sugli aggiornamenti, ma quell'offerta non è più disponibile.
Agli albori di Asana, l'account Basic gratuito ti dava accesso a quasi tutte le funzionalità dell'app. Un paio di funzioni utili, come la visualizzazione sequenza temporale, dashboard, campi personalizzati, moduli, regole e pietre miliari, ora non sono disponibili nell'account gratuito.
Esamineremo alcune di queste funzionalità in modo più dettagliato più avanti in questa recensione. Anche le date di inizio, le dipendenze delle attività, le tappe fondamentali, la visualizzazione dello stato di avanzamento e la ricerca avanzata e i rapporti non sono disponibili per gli account gratuiti.
Anche con l'account gratuito, puoi farti un'idea di come funziona Asana. Se stai pensando di pagare per Asana, prova la versione gratuita con un piccolo gruppo di test per almeno alcune settimane prima di eseguire l'aggiornamento. È ancora un buon investimento.
Asana Premium include tutto ciò che fa l'account gratuito, oltre a tutte le funzionalità che sono state menzionate come mancanti. I controlli amministrativi, il supporto prioritario e la possibilità di creare team e progetti privati sono tutti inclusi negli account premium.
Asana Business è commercializzato come uno strumento per le aziende che "hanno bisogno di gestire il lavoro su più iniziative". Considera le grandi aziende. Portafogli, obiettivi, carico di lavoro, prove, integrazioni con alcune app altrimenti soggette a restrizioni (come Salesforce e Adobe CC) e un generatore di regole personalizzate, noto anche come automazione, sono tutti inclusi in questo livello di servizio.
"Quando una data di scadenza cambia, aggiungi automaticamente il team manager come seguace dell'attività", ad esempio, è l'automazione. Le attività di routine sono automatizzate, quindi nessuno deve ricordarsi di eseguirle.
Come si confrontano i prezzi di Asana?
I prezzi di Asana sono aumentati nel 2019 e da allora sono rimasti leggermente superiori a quelli di molti dei suoi principali concorrenti.
L'account Premium di Trello, ad esempio, costa $ 10 a persona al mese, che è leggermente less rispetto a Asana Premium. Il piano Enterprise di Trello ha una scala mobile dei prezzi, ma l'importo massimo che pagherai per persona al mese è di $ 17.50.
Wrike, che ora è di proprietà di Citrix, offre una varietà di tipi di piani e strutture tariffarie, ma il piano Professional parte da $ 9.80 a persona al mese e il piano Business parte da $ 24.80 a persona al mese.
Airtable Plus costa $ 10 a persona al mese, mentre Pro costa $ 20 a persona al mese.
Cos'è Asana?
Asana è uno strumento di gestione dei progetti che ti consente di gestire attività e altri progetti con un gruppo di persone. In termini più specifici, Asana tiene traccia di chi è responsabile di quale attività e di tutte le informazioni associate, come tutti i passaggi richiesti, le date di scadenza e così via.
Una delle sue caratteristiche distintive è la sua adattabilità, che permette di scegliere quale tipo di lavoro tracciare e come utilizzarlo (ne parleremo più avanti tra un momento).
L'azienda ha aggiunto più opzioni e modelli negli ultimi anni per fornire una struttura ai team che non desiderano una flessibilità completa. In altre parole, gli abbonati possono utilizzare Asana in un modo completamente unico e personalizzato, oppure possono usarlo in modo guidato utilizzando le opzioni e i modelli forniti da Asana.
Questa configurazione differisce dal tradizionale software di gestione dei progetti, progettato per il lavoro basato su progetti e può essere utilizzato solo in un numero limitato di modi.
Asana è in grado di gestire il lavoro in corso (correzioni di bug, manutenzione, ecc.) e alcuni tipi di progetti, sebbene in genere quelli più leggeri che non richiedono il coordinamento di dozzine di parti mobili con altri progetti simultanei.
Il software di gestione dei progetti, d'altra parte, può gestire più progetti complessi contemporaneamente. Diciamo che un'azienda costruisce 50 case all'anno. Un'app di gestione del progetto può mappare ogni fase della costruzione per tutte le case, assicurando che siano completate nell'ordine corretto e che le attrezzature condivise e la manodopera qualificata siano disponibili al momento opportuno per ciascuna fase.
L'app di gestione del progetto ti aiuta a riorganizzare i programmi per la costruzione di tutte le 50 case, così come i programmi per tutte le persone che ci lavorano se un macchinario o una persona viene improvvisamente messo fuori servizio.
Anche se Asana non è in grado di farlo, può aiutarti a pianificare il lancio di un prodotto o una campagna di marketing, ad esempio.
Se qualcosa di tutto ciò non è ancora chiaro, puoi chiedere assistenza alla Guida di Asana, che include webinar, tutorial e altro.
Per saperne di più: Asana vs lunedì - controlla la nostra recensione
La struttura di base di Asana
I decisori devono prima capire come implementare e utilizzare Asana prima di distribuirlo al resto dell'azienda. Mentre alcuni strumenti di collaborazione affermano di essere semplici, Asana è tutt'altro che questo. È abbastanza intuitivo, ma ogni team deve riflettere molto sui processi o sul lavoro che desidera monitorare con Asana, nonché su come lo farà. I modelli di progetto possono aiutare alcuni team, ma di solito sono necessari alcuni tentativi ed errori per risolverli.
Puoi unirti a diversi spazi di lavoro e organizzazioni quando crei un account Asana. Un account Asana che connette tutti con lo stesso dominio di posta elettronica è noto come Organizzazione.
Uno spazio di lavoro è un gruppo di persone che collaborano a un progetto. Ad esempio, potresti entrare a far parte dell'organizzazione della tua azienda ed essere assegnato agli spazi di lavoro in base al tuo dipartimento, ai comitati in cui hai prestato servizio, ai marchi su cui hai lavorato e così via.
Tu e i membri del tuo team create i progetti in un'area di lavoro, dove registri e monitori il lavoro, conversi con i colleghi e così via.
Come affermato in precedenza, puoi iniziare con i modelli di Asana, creare il tuo modello o iniziare da zero.
Le app e l'esperienza utente di Asana
Asana è disponibile sul Web come app desktop per macOS e Windows, nonché come app per Android e iOS. L'interfaccia di Asana è efficiente e reattiva, con colore e stile appena sufficienti per mantenerla interessante e utile senza apparire disordinata.
Ha anche alcune sorprese, come le animazioni celebrative che appaiono sullo schermo di tanto in tanto, anche se questi effetti extra possono essere disattivati se non ti piacciono.
Nella sezione delle impostazioni di Asana, troverai un elenco di scorciatoie da tastiera chiamate Hacks. Gli hack aggiungono un'ampia gamma di funzionalità e personalità a un software. Dopo aver abilitato il relativo hack, ad esempio, premi TAB+B per un po' di divertimento felino.
Aggiungi informazioni di base sull'account, controlla le notifiche, regola le preferenze di visualizzazione e i suddetti effetti visivi e configura integrazioni con altre app come Harvest, Slack, Microsoft Teams, Zoom, Figma e altre nelle impostazioni del tuo profilo.
Puoi fare quasi tutto nelle app mobili che puoi fare nell'app Web, anche se, a seconda del volume di lavoro e dei commenti generati dal tuo team, potrebbe essere preferibile uno schermo a grandezza naturale.
Tuttavia, è possibile essere produttivi mentre si utilizza un telefono. È conveniente poter utilizzare Asana da qualsiasi luogo con una connessione Internet. Le app mobili, in particolare, hanno molte funzionalità offline.
Layout e caratteristiche principali
Asana è semplice da usare. La guida sinistra, che mostra l'elenco di Progetti, Aree di lavoro, Report e altri elementi, è sempre accessibile e può essere compressa per liberare spazio.
Le schede Panoramica, Elenco di attività, Visualizzazione bacheca (una bacheca kanban), Calendario, Messaggi e File nella parte superiore della finestra principale consentono di passare da una visualizzazione all'altra. A seconda di come il tuo team imposta e utilizza Asana, queste opzioni possono variare.
Puoi modificare la visualizzazione in qualsiasi momento e filtrare e ordinare gli elenchi di attività in base a criteri come la data di scadenza o l'assegnatario. Quando si fa clic su un'attività, a destra viene visualizzata una finestra secondaria con tutti i dettagli dell'attività.
Monitoraggio delle attività
Le attività sono al centro di ogni progetto (o di qualsiasi insieme di lavoro, anche se è in corso). È possibile aggiungere a un'attività attività secondarie, nonché assegnatario, data di scadenza, data di scadenza ricorrente, allegati, commenti, tag e follower.
I follower vengono avvisati ogni volta che viene apportata una modifica all'attività. La formattazione RTF, la modifica dopo la pubblicazione e le menzioni @ sono tutte funzionalità che rendono i commenti particolarmente utili.
Un flusso di lavoro è costituito da una singola attività e da tutte le sue attività secondarie e personalizzazioni. Ad esempio, se una delle attività regolari del tuo team è quella di firmare nuovi clienti, le attività secondarie copriranno tutti i passaggi coinvolti, come confermare l'interesse del cliente, inviare loro tutti i documenti necessari, ricevere indietro i documenti, inviare loro un'e-mail di benvenuto , e così via.
Ogni passaggio può essere assegnato a una persona diversa e Asana ti consente di assegnare ogni passaggio alla persona appropriata e aggiungere la data di scadenza corrispondente al momento opportuno.
Sarebbe utile se Asana ti permettesse di trasformare un'attività e tutte le sue attività secondarie in un modello in modo da poterlo utilizzare per impostazione predefinita quando crei una nuova attività in quel progetto.
Sebbene tu possa creare un modello personalizzato a livello di progetto, questa non è un'opzione. In ogni caso, esiste una semplice soluzione alternativa: crea il modello che desideri ed etichettalo come tale nel nome dell'attività, quindi assicurati che tutti lo copi quando ne hanno bisogno.
È semplice perché c'è un pulsante per duplicare un'attività.
Contesto e prospettiva
Puoi allegare commenti e altri dati alle attività per aiutarti a capire cosa sta succedendo in modo da non dover parlare separatamente con i tuoi colleghi. Tutto ciò che devi sapere è proprio lì.
Quando le attività e le attività secondarie vengono completate, la cronologia dell'attività e tutti gli eventi che si sono verificati vengono allegati all'attività. Di conseguenza, ogni azione lavorativa ha uno scopo.
Asana è utile per avere una prospettiva più ampia sulle responsabilità di ciascun membro del team, oltre a tenere traccia delle minuzie.
Puoi, ad esempio, guardare tutti i compiti assegnati a una persona specifica per vedere quanto lavoro ha sul piatto se disponi delle autorizzazioni appropriate.
Non sono le informazioni quantificate che alcune app di gestione dei progetti ti forniscono in base al numero di ore settimanali in cui un dipendente è assegnato al lavoro e al numero previsto di ore di lavoro che gli sono state assegnate.
Funzionalità aggiuntive e utilizzo
I tag rendono le attività più facili da trovare e la funzione di ricerca avanzata è piuttosto utile. Le caselle di controllo interattive ti consentono di spuntare le attività mentre le completi e deselezionarle altrettanto facilmente se tu o un altro membro Asana commettete un errore.
Puoi aggiungere dettagli a un'attività importante per te e il tuo team con campi personalizzati, come la priorità dell'attività (bassa, media, alta) o lo stato di avanzamento (in attesa, in corso, in attesa di approvazione).
La capacità di Asana di creare dipendenze tra le attività è un'altra caratteristica utile. Se hai due attività A e B e l'attività B può iniziare solo una volta completata l'attività A, puoi usare una dipendenza per esprimere la relazione tra di loro.
Un diagramma di Gantt, come quello fornito dalla linea temporale di Asana, è utile per visualizzare tali dipendenze. Ogni attività dell'utente viene visualizzata in un formato di diagramma di Gantt qui. Le righe tra le attività rappresentano le dipendenze, che puoi modificare in qualsiasi momento.
I diagrammi di Gantt sono particolarmente utili per vedere come un ritardo in un'attività o un'assenza prolungata di un membro del team influisca sulle date target di completamento dell'attività lungo la strada. Asana ti consente anche di dividere le attività in sezioni nella vista.
Sebbene Asana sia versatile e ricca di funzionalità, non è adatta a progetti ad alta intensità grafica. Poiché puoi impostare le immagini di copertina per ogni attività in una colonna nella visualizzazione Bacheca di Asana, è la soluzione migliore, ma non otterrai strumenti di markup o altri strumenti di correzione per collaborare, discutere e visualizzare le modifiche ai file grafici.
Aiuta ad avere una suite completa di strumenti per quel lavoro direttamente all'interno del tuo sistema di gestione del lavoro per i team il cui lavoro ruota attorno alla grafica e ad altre immagini.
ProofHub, Smartsheets e Wrike sono solo alcuni esempi di app per la gestione dei progetti che includono la correzione delle immagini, il markup e la discussione.
Altre app di collaborazione online, come Filestage e InVision, gestiscono le prove di stampa in modo specifico senza essere app di gestione dei progetti.
Privacy e sicurezza
Asana utilizza almeno il protocollo TLS 1.1 per proteggere le connessioni al proprio sito e i suoi dati sono archiviati in "centri dati certificati SSAE 16 protetti tramite Amazon negli Stati Uniti". Asana ha anche un programma di ricompense dei bug per le persone che segnalano difetti nel servizio. Gli audit SOC 2 di tipo I e di tipo II sono stati completati da Asana, il che significa che una terza parte indipendente ha convalidato la sicurezza dell'azienda e la capacità di mantenerli aggiornati. Puoi controllare lo stato di Asana tramite una dashboard online, proprio come puoi con Slack.
A livello di utente, Asana ti consente di mantenere private alcune informazioni pur continuando a collaborare con altri. Puoi mantenere progetti e attività privati solo per te o per un gruppo selezionato di persone.
Puoi anche limitare l'accesso ai progetti in modo che le persone possano solo commentarli anziché modificarli, oltre a concedere ai membri autorizzazioni di solo commento.
È fondamentale per i team che utilizzano Asana come piattaforma aperta continuare a parlare delle regole di coinvolgimento in modo che tutti accettino di utilizzare l'app allo stesso modo, di non sovrascrivere il lavoro dell'altro e così via.
A livello aziendale, Asana offre funzionalità di sicurezza aggiuntive come la possibilità di controllare quali app sono accessibili tramite l'integrazione e chi può aggiungere ospiti.
Ricerca avanzata e rapporti
Asana ha un'eccellente funzione di ricerca avanzata. Quando cerchi un termine al livello più alto, puoi specificare se stai cercando un'attività o una conversazione.
Assegnato a, Nei progetti e Seguito da sono alcuni degli altri campi predefiniti. Puoi anche specificare se un'attività ha un allegato se è stata completata e quando è dovuta.
È possibile aggiungere filtri per campi personalizzati, persone, tag, dipendenze e persino attività secondarie per approfondire ulteriormente. Se non riesci a trovare quello che stai cercando usando questi strumenti, probabilmente non esisteva, tanto per cominciare.
Ognuna di queste ricerche complesse può essere salvata come Report interattivi in Asana, accessibili dal menu a sinistra. Questi rapporti vengono aggiornati quando i nuovi elementi corrispondono ai termini di ricerca e puoi modificare i termini di ricerca in qualsiasi momento.
Questa funzione mi piace perché può essere estremamente utile per i manager che cercano di capire chi è il più produttivo. È un buon modo per tenere traccia dei progressi individuali nel tempo, anche per gli individui.
Premurosamente flessibile
Il design accurato e la flessibilità di Asana la rendono una potente app di gestione delle attività per un'ampia gamma di attività personali e di squadra. Merita anche lodi per il suo set completo di funzionalità e le diverse visualizzazioni del flusso di lavoro. Asana vince un premio Editors' Choice per le app di collaborazione per tutti questi motivi.
Asana
PROS
- Design flessibile, veloce e moderno
- Versione gratuita capace
- Ricco di funzioni
- La visualizzazione sequenza temporale semplifica la gestione delle dipendenze
CONS
- Non è l'ideale per lavori ad alta intensità grafica
- I prezzi sono leggermente superiori a quelli della concorrenza
Domande frequenti sulla recensione di Asana
Che cos'è esattamente la piattaforma Asana?
Asana è uno strumento di gestione dei progetti che aiuta i team a rimanere concentrati sugli obiettivi, sui progetti e sulle attività quotidiane che aiutano la loro azienda a crescere. Il nome è ispirato alla pratica Yoga dove Asana è il sedile utilizzato per la pratica della meditazione, infatti il logo a tre puntini trangle sembra una persona che medita in posizione Asana.
Che cos'è il componente aggiuntivo Asana Chrome?
L'estensione o il componente aggiuntivo ufficiale di Asana Chrome ti consente di aggiungere e cercare attività Asana da qualsiasi pagina web. Poiché Asana è un'app Web, la utilizzerai principalmente tramite il browser, quindi l'utilizzo del componente aggiuntivo di Chrome ti semplificherà la vita.
Cos'è l'app desktop Asana?
L'app desktop nativa per Asana elimina le distrazioni in modo che tu possa concentrarti su ciò che conta. Puoi scaricare l'app Asana per il tuo sistema operativo, accedere con la tua e-mail sul Web e verrai indirizzato all'app Asana. C'è anche un'app mobile nativa per lavorare con Asana in movimento.
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