Asana is een favoriet onder productiviteitsliefhebbers, en niet zonder reden. Het is een teamwerktool die alles bijhoudt, van taken tot workflows tot bepaalde soorten projecten. In onze Asana review leggen we precies uit waarom dit PM-tool blijft een van de meest populaire die er is.
Verwar het echter niet met een volwaardig projectmanagementplatform; het mist hulpmiddelen voor resourcebeheer, budgettering en onkostenregistratie en andere functies die u in dat type app zou verwachten. (Eerlijk gezegd hebben de meeste kleinere bedrijven zulke uitgebreide functies niet nodig).
Asana daarentegen is een van de beste apps voor het beheren van taken, workflows en, ja, sommige soorten projecten. Het heeft onlangs meer structuur en sjablonen toegevoegd voor teams die hulp nodig hebben bij het instellen en gebruiken van de app.
Het is aanpasbaar, elegant en bereid om te buigen. Asana is een Editors' Choice-winnaar omdat het een van de beste apps is voor samenwerking en productiviteit.
Asana is niet gemakkelijk te vergelijken met andere apps voor werkbeheer en samenwerking. Als u op zoek bent naar een tool voor projectbeheer, moet u ook kijken naar Basecamp, Airtable, Wrike en een paar andere opties.
Kiezen tussen deze tools is: less over welke in het algemeen het beste is en meer over welke het beste is voor het specifieke type werk dat u heeft en alle stappen die het moet voltooien.
"Voordat ik Asana gebruikte, werkte ik de hele dag in mijn e-mailinbox”, zegt Jocey Karlan, Product Management Lead. 'Ik zou dingen als ongelezen markeren omdat ze nog steeds niet waren opgelost. En ze zouden blijven hangen en blijven hangen. Of ik zou een document hebben waarin ik dingen probeerde af te vinken en ze vooruit te helpen. Er was geen zichtbaarheid, gedeeld eigendom of duidelijke afbakening van eigendom. Dat vertraagde me absoluut en ik bracht veel tijd door met werk over werk. Nu is er nooit een kwestie van wie wat bezit. Het is radicaal duidelijk." Alex Hood - Hoofd Product, Asana
What's New in Asana? April 2024
Asana heeft een staat van dienst met het minstens één keer per jaar uitbrengen van belangrijke nieuwe functies. De mogelijkheid om een geïntegreerd videobericht op te nemen, wijzigingen in Mijn taken, een desktop-app met donkere modus en slimme agenda-integratie behoren tot de meest recente toevoegingen.
Je kunt nu een pratende hoofdvideo van jezelf opnemen terwijl je iets uitlegt en laat zien in Asana met behulp van de nieuwe Video Messaging-functie. U kunt de video vervolgens delen met anderen in uw team, waardoor vergaderingen mogelijk niet meer nodig zijn.
U kunt ook een audiotranscriptie van een video maken om de inhoud toegankelijker te maken.
Je hebt nu meer controle over hoe je je taken bekijkt en ermee werkt dankzij enkele wijzigingen in Mijn taken. U kunt nu al uw taken zien in een Kanban-bordweergave, een lijstweergave of een kalenderweergave.
U kunt ook automatisering creëren; wanneer iemand in uw team bijvoorbeeld een taak deblokkeert waarop u heeft gewacht om te beginnen, ontvangt u een automatische melding.
Als je je alleen op het werk in Asana wilt concentreren, kun je met een nieuwe Asana-desktopapp voor macOS en Windows je webbrowser sluiten. De donkere modus is ook beschikbaar in de nieuwe desktop-apps.
Andere recente updates omvatten een nieuwe integratie met de Clockwise-app, waarmee je je taken kunt integreren met je agenda en tijd in je agenda kunt blokkeren voor taken zonder Asana te verlaten.
Hoeveel kost Asana?
De service van Asana is onderverdeeld in vier niveaus: Basic (gratis), Premium ($ 10.99 per persoon per maand), Business ($ 24.99 per persoon per maand) met 50% korting voor non-profitorganisaties.
Als u jaarlijks betaalt, krijgt u korting. Vroeger kwamen kleine teams in aanmerking voor korting op upgrades, maar die aanbieding is er niet meer.
In de begindagen van Asana gaf het gratis Basic-account je toegang tot bijna alle functies van de app. Een aantal handige functies, zoals tijdlijnweergave, dashboards, aangepaste velden, formulieren, regels en mijlpalen, zijn nu niet beschikbaar in het gratis account.
We zullen enkele van deze functies later in deze recensie in meer detail bespreken. Startdatums, taakafhankelijkheden, mijlpalen, voortgangsweergave en geavanceerd zoeken en rapporteren zijn ook niet beschikbaar voor gratis accounts.
Zelfs met het gratis account kun je een goed idee krijgen van hoe Asana in de kern werkt. Als je overweegt om voor Asana te betalen, probeer dan de gratis versie met een kleine testgroep gedurende minstens een paar weken voordat je gaat upgraden. Het blijft een goede investering.
Asana Premium bevat alles wat het gratis account doet, plus alle functies die als ontbrekend werden vermeld. Administratieve controles, prioriteitsondersteuning en de mogelijkheid om privéteams en projecten te creëren, zijn allemaal inbegrepen bij premium-accounts.
Asana Business wordt op de markt gebracht als een tool voor bedrijven die 'werk over meerdere initiatieven moeten beheren'. Denk aan grote bedrijven. Portfolio's, doelen, werklast, proofing, integraties met sommige anderszins beperkte apps (zoals Salesforce en Adobe CC) en een aangepaste regelbouwer, ook wel automatisering genoemd, zijn allemaal opgenomen in deze servicelaag.
"Als een vervaldatum verandert, voeg dan automatisch de teammanager toe als volger op de taak", is bijvoorbeeld automatisering. Routinetaken zijn geautomatiseerd, dus niemand hoeft eraan te denken ze te doen.
Hoe verhouden de prijzen van Asana zich tot elkaar?
De prijzen van Asana zijn in 2019 gestegen en zijn sindsdien iets hoger gebleven dan die van verschillende van zijn toonaangevende concurrenten.
Het Premium-account van Trello kost bijvoorbeeld $ 10 per persoon per maand, wat iets is less dan Asana Premium. Trello's Enterprise-abonnement heeft een glijdende schaal van prijzen, maar het hoogste bedrag dat u per persoon per maand betaalt, is $ 17.50.
Wrike, dat nu eigendom is van Citrix, biedt verschillende soorten abonnementen en prijsstructuren, maar het Professional-abonnement begint bij $ 9.80 per persoon per maand en het Business-abonnement begint bij $ 24.80 per persoon per maand.
Airtable Plus kost $ 10 per persoon per maand, terwijl Pro $ 20 per persoon per maand kost.
Wat is asana?
Asana is een projectmanagementtool waarmee je taken en andere projecten met een groep mensen kunt beheren. Meer specifiek houdt Asana bij wie welke taak uitvoert en alle bijbehorende informatie, zoals alle vereiste stappen, deadlines, enzovoort.
Een van de onderscheidende kenmerken is het aanpassingsvermogen, waarmee u kunt kiezen welk type werk u wilt volgen en hoe u het wilt gebruiken (daarover later meer).
Het bedrijf heeft de afgelopen jaren meer opties en sjablonen toegevoegd om structuur te bieden aan teams die geen volledige flexibiliteit willen. Met andere woorden, abonnees kunnen Asana op een geheel unieke en op maat gemaakte manier gebruiken, of ze kunnen het op een begeleide manier gebruiken door gebruik te maken van de opties en sjablonen die Asana biedt.
Deze opzet verschilt van traditionele projectmanagementsoftware, die is ontworpen voor projectmatig werken en slechts op een beperkt aantal manieren kan worden gebruikt.
Asana kan lopend werk (bugfixes, onderhoud, enz.) en bepaalde soorten projecten aan, hoewel doorgaans lichtere projecten waarvoor je geen tientallen bewegende delen hoeft te coördineren met andere, gelijktijdige projecten.
Projectmanagementsoftware daarentegen kan meerdere complexe projecten tegelijk aan. Stel dat een bedrijf 50 woningen per jaar bouwt. Een app voor projectbeheer kan elke bouwfase voor alle huizen in kaart brengen, zodat ze in de juiste volgorde worden voltooid en dat gedeelde apparatuur en geschoolde arbeidskrachten voor elke fase op de juiste tijden beschikbaar zijn.
De app voor projectbeheer helpt u bij het herschikken van de planningen voor het bouwen van alle 50 huizen, evenals de planningen voor alle mensen die eraan werken als een machine of een persoon plotseling buiten gebruik wordt gesteld.
Hoewel Asana dat niet helemaal kan, kan het u bijvoorbeeld helpen bij het plannen van een productlancering of een marketingcampagne.
Als dit nog onduidelijk is, kun je hulp zoeken bij Asana's Guide, die webinars, tutorials en meer bevat.
Lees verder: Asana versus maandag - bekijk onze review
De basisstructuur van Asana
Besluitvormers moeten eerst uitzoeken hoe ze Asana kunnen implementeren en gebruiken voordat ze het aan de rest van het bedrijf kunnen distribueren. Hoewel sommige samenwerkingstools beweren eenvoudig te zijn, is Asana verre van dat. Het is redelijk intuïtief, maar elk team moet goed nadenken over de processen of het werk dat ze met Asana willen volgen, en hoe ze dat zullen doen. Projectsjablonen kunnen sommige teams helpen, maar het kost meestal wat vallen en opstaan om het goed te krijgen.
Je kunt lid worden van verschillende Workspaces en Organizations wanneer je een Asana-account aanmaakt. Een Asana-account dat iedereen met hetzelfde e-maildomein verbindt, staat bekend als een organisatie.
Een werkruimte is een groep mensen die samenwerken aan een project. U kunt bijvoorbeeld lid worden van de organisatie van uw bedrijf en worden toegewezen aan werkruimten op basis van uw afdeling, commissies waarin u hebt gediend, merken waaraan u hebt gewerkt, enzovoort.
U en uw teamleden maken projecten in een werkruimte, waar u werk registreert en bijhoudt, gesprekken voert met collega's, enzovoort.
Zoals eerder vermeld, kunt u beginnen met de sjablonen van Asana, uw eigen sjabloon maken of helemaal opnieuw beginnen.
Asana's apps en gebruikerservaring
Asana is beschikbaar op internet, als macOS- en Windows-desktopapp, evenals als Android- en iOS-app. De interface van Asana is efficiënt en responsief, met net genoeg kleur en flair om het interessant en nuttig te houden zonder rommelig te lijken.
Het heeft ook enkele verrassingen, zoals feestelijke animaties die van tijd tot tijd op het scherm verschijnen, hoewel deze extra effecten kunnen worden uitgeschakeld als je ze niet leuk vindt.
In het instellingengedeelte van Asana vindt u een lijst met sneltoetsen die Hacks worden genoemd. Hacks voegen een breed scala aan functionaliteit en persoonlijkheid toe aan een stuk software. Druk na het inschakelen van de gerelateerde hack bijvoorbeeld op TAB+B voor wat kattenplezier.
Voeg basisaccountinformatie toe, beheer meldingen, pas weergavevoorkeuren en de bovengenoemde visuele effecten aan en configureer integraties met andere apps zoals Harvest, Slack, Microsoft Teams, Zoom, Figma en andere in uw profielinstellingen.
U kunt bijna alles in de mobiele apps doen wat u ook in de web-app kunt doen, maar afhankelijk van het werkvolume en de opmerkingen die uw team genereert, kan een scherm op volledig formaat de voorkeur hebben.
Het is echter mogelijk om productief te zijn tijdens het gebruik van een telefoon. Het is handig om Asana overal met een internetverbinding te kunnen gebruiken. Vooral de mobiele apps hebben veel offline functionaliteit.
Lay-out en belangrijkste kenmerken
Asana is eenvoudig te gebruiken. De linkerrail, die uw lijst met projecten, werkruimten, rapporten en andere items weergeeft, is altijd toegankelijk en kan worden samengevouwen om ruimte vrij te maken.
Met de tabbladen Overzicht, Takenlijst, Bordweergave (een kanbanbord), Agenda, Berichten en Bestanden bovenaan het hoofdvenster kunt u schakelen tussen verschillende weergaven. Afhankelijk van hoe je team Asana instelt en gebruikt, kunnen deze opties variëren.
U kunt uw weergave op elk moment wijzigen en u kunt takenlijsten filteren en sorteren op criteria zoals vervaldatum of toegewezen persoon. Wanneer u op een taak klikt, verschijnt rechts een secundair venster met alle details van de taak.
Taak volgen
Taken vormen de kern van elk project (of elk werk, zelfs als het aan de gang is). Subtaken, evenals een toegewezen persoon, vervaldatum, terugkerende vervaldatum, bijlagen, opmerkingen, tags en volgers, kunnen allemaal aan een taak worden toegevoegd.
Volgers worden op de hoogte gebracht wanneer er een wijziging in de taak is. Rich text-opmaak, bewerken na het plaatsen en @-vermeldingen zijn allemaal functies die opmerkingen bijzonder nuttig maken.
Een workflow bestaat uit één taak en alle bijbehorende subtaken en aanpassingen. Als een van de reguliere taken van uw team bijvoorbeeld het aanmelden van nieuwe klanten is, omvatten de subtaken alle betrokken stappen, zoals het bevestigen van de interesse van de klant, het sturen van het benodigde papierwerk, het terug ontvangen van het papierwerk, het sturen van een welkomstmail. , enzovoort.
Elke stap kan aan een andere persoon worden toegewezen, en Asana stelt je in staat om elke stap aan de juiste persoon toe te wijzen en de bijbehorende vervaldatum op het juiste moment toe te voegen.
Het zou handig zijn als Asana je zou toestaan om een taak en al zijn subtaken om te zetten in een sjabloon, zodat je het standaard zou kunnen gebruiken bij het maken van een nieuwe taak in dat project.
Hoewel u op projectniveau een aangepaste sjabloon kunt maken, is dit geen optie. In ieder geval is er een eenvoudige oplossing: maak de gewenste sjabloon en label deze als zodanig in de taaknaam, en zorg er vervolgens voor dat iedereen deze kopieert wanneer ze hem nodig hebben.
Het is eenvoudig omdat er een knop is om een taak te dupliceren.
Context en perspectief
U kunt opmerkingen en andere gegevens aan taken toevoegen om u te helpen begrijpen wat er aan de hand is, zodat u niet apart met uw collega's hoeft te praten. Alles wat je moet weten staat daar.
Naarmate taken en subtaken zijn voltooid, worden de geschiedenis van de taak en alle gebeurtenissen die hebben plaatsgevonden, aan de taak gekoppeld. Hierdoor heeft elke werkactie een doel.
Asana is handig om een breder perspectief te krijgen op de verantwoordelijkheden van elk teamlid, naast het bijhouden van details.
U kunt bijvoorbeeld alle taken bekijken die aan een bepaalde persoon zijn toegewezen om te zien hoeveel werk ze op hun bord hebben als u over de juiste machtigingen beschikt.
Het is niet de gekwantificeerde informatie die sommige projectbeheer-apps u bieden op basis van het aantal uren per week dat een werknemer moet werken en het verwachte aantal werkuren dat ze aan hen hebben toegewezen.
Extra functies en gebruik
Tags maken taken gemakkelijker te vinden en de geavanceerde zoekfunctie is best handig. Met interactieve selectievakjes kun je taken afvinken terwijl je ze voltooit, en ze net zo gemakkelijk weer uitvinken als jij of een ander Asana-lid een fout maakt.
U kunt details toevoegen aan een taak die belangrijk is voor u en uw team met aangepaste velden, zoals de prioriteit van de taak (laag, gemiddeld, hoog) of voortgangsstatus (in behandeling, in uitvoering, in afwachting van goedkeuring).
Asana's vermogen om afhankelijkheden tussen taken te creëren is een andere handige functie. Als je twee taken A en B hebt en taak B pas kan beginnen als taak A is voltooid, kun je een afhankelijkheid gebruiken om de relatie tussen beide uit te drukken.
Een Gantt-diagram, zoals dat van Asana's Timeline, is handig om dergelijke afhankelijkheden te visualiseren. Alle taken van de gebruiker worden hier weergegeven in een Gantt-diagramformaat. Lijnen tussen taken vertegenwoordigen afhankelijkheden, die u op elk moment kunt wijzigen.
Gantt-diagrammen zijn vooral handig om te zien hoe een vertraging in een taak of een langdurige afwezigheid van een teamlid van invloed is op de streefdatums voor het voltooien van taken later. Asana stelt je ook in staat om taken in secties in de weergave te verdelen.
Hoewel Asana veelzijdig en rijk aan functies is, is het niet erg geschikt voor grafisch-intensieve projecten. Omdat je omslagafbeeldingen voor elke taak in een kolom in Asana's Board-weergave kunt instellen, is dit de beste keuze, maar je krijgt geen opmaaktools of andere proofingtools om samen te werken, te discussiëren en wijzigingen in grafische bestanden te bekijken.
Het helpt om een volledige reeks tools voor die taak binnen uw werkbeheersysteem te hebben voor teams wiens werk draait om afbeeldingen en andere afbeeldingen.
ProofHub, Smartsheets en Wrike zijn slechts enkele voorbeelden van projectbeheer-apps die beeldcontrole, opmaak en discussie bevatten.
Andere online samenwerkings-apps, zoals Filestage en InVision, zorgen specifiek voor proofing zonder projectmanagement-apps te zijn.
Privacy en Beveiliging
Asana gebruikt ten minste het TLS 1.1-protocol om verbindingen met zijn site te beveiligen, en de gegevens worden opgeslagen in "beveiligde SSAE 16-gecontroleerde datacenters via Amazon in de VS". Asana heeft ook een bug bounty-programma voor mensen die fouten in de service melden. SOC 2 Type I- en Type II-audits zijn uitgevoerd door Asana, wat betekent dat een onafhankelijke derde partij de veiligheid en het vermogen van het bedrijf om deze te handhaven heeft gevalideerd. Net als bij Slack kun je de status van Asana bekijken via een online dashboard.
Op gebruikersniveau kunt u met Asana bepaalde informatie privé houden terwijl u nog steeds met anderen samenwerkt. Je kunt projecten en taken privé houden voor jou alleen of voor een selecte groep mensen.
Je kunt ook de toegang tot projecten beperken, zodat mensen er alleen commentaar op kunnen geven in plaats van ze te bewerken, en leden ook machtigingen geven om alleen te reageren.
Het is van cruciaal belang voor teams die Asana als open platform gebruiken om te blijven praten over de regels voor betrokkenheid, zodat iedereen ermee instemt de app op dezelfde manier te gebruiken, niet om elkaars werk te overschrijven, enzovoort.
Op bedrijfsniveau biedt Asana extra beveiligingsfuncties, zoals de mogelijkheid om te bepalen welke apps toegankelijk zijn via de integratie en wie gasten kan toevoegen.
Geavanceerd zoeken en rapporten
Asana heeft een uitstekende geavanceerde zoekfunctie. Wanneer u op het hoogste niveau naar een term zoekt, kunt u aangeven of u op zoek bent naar een taak of een gesprek.
Toegewezen aan, In projecten en Gevolgd door zijn enkele van de andere standaardvelden. U kunt ook aangeven of een taak een bijlage heeft als deze is voltooid en wanneer deze moet worden voltooid.
Filters voor aangepaste velden, personen, tags, afhankelijkheden en zelfs subtaken kunnen worden toegevoegd om nog verder in te zoomen. Als u met deze tools niet kunt vinden wat u zoekt, bestond het waarschijnlijk niet om mee te beginnen.
Elk van deze complexe zoekopdrachten kan worden opgeslagen als interactieve rapporten in Asana, die toegankelijk zijn via het linkermenu. Deze rapporten worden bijgewerkt als nieuwe items overeenkomen met de zoektermen, en u kunt de zoektermen op elk moment wijzigen.
Deze functie spreekt me aan omdat het zeer nuttig kan zijn voor managers die proberen te achterhalen wie het meest productief is. Het is een goede manier om individuele vooruitgang in de loop van de tijd te volgen, zelfs voor individuen.
Doordacht flexibel
Het doordachte ontwerp en de flexibiliteit van Asana maken het een krachtige app voor taakbeheer voor een breed scala aan teamgebaseerde en persoonlijke taken. Het verdient ook lof voor zijn uitgebreide functieset en diverse workflowweergaven. Asana wint om al deze redenen een Editors' Choice-prijs voor samenwerkings-apps.
Asana
PROS
- Flexibel, snel en modern ontwerp
- Geschikte gratis versie
- Feature-rijk
- De tijdlijnweergave maakt het eenvoudiger om afhankelijkheden te beheren
CONS
- Niet ideaal voor grafisch intensief werk
- Prijzen zijn iets hoger dan die van concurrenten
Veelgestelde vragen over Asana Review
Wat is het Asana-platform precies?
Asana is een projectmanagementtool die teams helpt gefocust te blijven op de doelen, projecten en dagelijkse taken die hun bedrijf helpen groeien. De naam is geïnspireerd op yogabeoefening waarbij Asana de stoel is die wordt gebruikt voor meditatiebeoefening, in feite lijkt het logo met drie stippen op een persoon die mediteert in een Asana-positie.
Wat is de Asana Chrome-add-on?
Met de officiële Asana Chrome-extensie of add-on kunt u vanaf elke webpagina Asana-taken toevoegen en ernaar zoeken. Omdat Asana een web-app is, zult u deze voornamelijk via de browser gebruiken, dus het gebruik van de Chrome-add-on maakt uw leven gemakkelijker.
Wat is de Asana desktop-app?
De native desktop-app voor Asana elimineert afleiding, zodat u zich kunt concentreren op wat belangrijk is. U kunt de Asana-app voor uw besturingssysteem downloaden, inloggen met uw e-mailadres op internet en u wordt doorgestuurd naar de Asana-app. Er is ook een native mobiele app om onderweg met Asana te werken.
Alstublieft laat een nuttig geef commentaar met je mening, deel dit dan op je Facebook-groep (en) die dit nuttig zouden vinden en laten we samen de vruchten plukken. Bedankt voor het delen en aardig zijn!
Disclosure: Deze pagina kan links bevatten naar externe sites voor producten die we geweldig vinden en die we van harte aanbevelen. Als u producten koopt die we aanbevelen, kunnen we een verwijzingsvergoeding verdienen. Dergelijke vergoedingen hebben geen invloed op onze aanbevelingen en we accepteren geen betalingen voor positieve beoordelingen.
en nog veel meer ...