Vraag je je af hoe Trello en Todoist voor jouw organisatie zouden werken? Het kost veel werk om een bedrijf te runnen. Er zijn talloze details om te onthouden, en de lijst wordt alleen maar langer als je ook nog eens een groep medewerkers aanstuurt.
Projectmanagementsoftware maakt het makkelijker, maar er zijn zoveel opties, waardoor het lastig is om de beste te kiezen. Deze vergelijking van Trello en Todoist helpt je een weloverwogen keuze te maken.
Om dit te doen, zullen we beide programma's onderzoeken en ze beoordelen in de volgende vier categorieën:
- Kenmerken
- Interface/gebruiksgemak
- Add-ons en integraties
- Prijzen
Aan het einde van dit artikel bespreek ik mijn mening over het ideale doel voor elk programma.
{automatisch}
Maar laten we eerst even snel het basisidee achter elke tool doornemen:
Trello vs Todoist: een introductie
Trello
Trello is een visuele tool voor projectmanagement waarmee u taken kunt ordenen op een manier die lijkt op een prikbord.
Afzonderlijke taken worden weergegeven en beschreven met behulp van kaarten, het moderne equivalent van plakbriefjes. U kunt de kaarten vervolgens door middel van slepen en neerzetten van de ene naar de andere locatie verplaatsen.
Daarnaast biedt Trello een aantal indrukwekkende automatiseringsopties, die allemaal beschikbaar zijn in het gratis abonnement. Denk hierbij aan vooraf gemaakte automatiseringen en de mogelijkheid om uw eigen automatiseringsregels te ontwerpen (let wel, er zit een limiet aan het aantal automatiseringen dat gratis gebruikers kunnen instellen).
Niet alle projectmanagementtools bieden deze extraatje, en als ze dat wel doen, is dat vrijwel nooit het geval bij een gratis abonnement.
Todoist
Todoist, een planningstool in lijstvorm, is ontwikkeld om je te helpen bij alle aspecten van je leven. Je kunt taken aanmaken, ze toewijzen aan verschillende projecten en er een deadline aan geven.
U kunt ook een prioriteit aan taken toekennen, zodat u aan het begin van de dag kunt plannen wat u als eerste wilt doen.
Je kunt productiviteitsdoelen instellen met Todoist's Doelensysteem, en de app houdt je voortgang bij. Je ontvangt "Karma" voor het behalen van deze doelen, en je kunt je Karma-niveau na verloop van tijd zien stijgen.
Wanneer u aan een uitdagend project werkt, is dit een fantastische manier om uw voortgang te gamificeren.
Trello vs Todoist: functies
Nu je beter begrijpt wat elke tool doet, is het tijd om de functies van elke tool eens nader te bekijken. In deze bespreking concentreren we ons op de functies die bij het gratis abonnement van elke tool horen.
Bezoek het gedeelte over prijzen in het artikel voor meer informatie over de premiumabonnementen.
Trello
- Tot 10 borden
- Onbeperkt aantal gebruikers op een werkruimte/individuele borden
- Onbeperkt aantal taakkaarten
- Onbeperkte opslag (10 MB/bestand)
- Onbeperkte power-ups (add-ons)
- Onbeperkt activiteitenlogboek
- 250 geautomatiseerde opdrachten voor de werkruimte per maand
- Twee-factor-authenticatie
- iOS- en Android-apps
- Aanpasbare achtergrond en kleuren
Todoist
- Tot 5 actieve projecten
- Maximaal 5 gebruikers per project
- Bestandsuploads tot 5 MB/bestand
- Prioriteitsniveaus
- Kalenderweergave
- Productiviteit bijhouden
- iOS- en Android-apps
Winnaar
Trello is hier veruit de winnaar. Er is wat automatisering beschikbaar in Trello's gratis abonnement en het heeft een aantal exclusieve power-ups die de functionaliteit kunnen verbeteren. Hoewel het een vrij kleine functie is, waardeer ik ook de mogelijkheid om het uiterlijk van de werkruimte aan te passen.
Trello vs Todoist: de interface
Trello
Je moet een werkruimte aanmaken voordat je Trello kunt gebruiken. Beschouw het als de centrale plek van je bedrijf waar je al je projecten kunt zien. Je kunt deze pagina ook gebruiken om teamleden uit te nodigen voor je werkruimte.
Houd er rekening mee dat als u teamleden uitnodigt voor een gratis werkruimte, zij allemaal de mogelijkheid krijgen om nieuwe teamleden uit te nodigen en de machtigingen van bestaande teamleden te wijzigen.
U moet upgraden naar een van de betaalde abonnementen als u wilt dat teamleden de werkruimte kunnen bekijken zonder deze mogelijkheid.
Daarnaast kunt u uw werkruimte koppelen aan een zakelijke Slack en een aantal instellingen wijzigen, bijvoorbeeld of de werkruimte voor iedereen zichtbaar is.
Als u kiest voor het Premium-abonnement, kunt u taken van verschillende borden op één plek bekijken. Daarmee hebt u ook toegang tot tabellen in de werkruimte.
Trello-borden
Trello-borden worden gebruikt om elke Trello-werkruimte te verdelen. Dit zijn visuele weergaven met kolommen voor verschillende takenlijsten. De namen van de kolommen kunnen naar wens worden aangepast.
Als je een Trello-bord maakt voor een blog met meerdere auteurs, kun je voor elke auteur waarmee je samenwerkt een aparte kolom maken.
Daarnaast kunt u iedere kolom gebruiken om blogberichten te vermelden die zich in verschillende stadia van publicatie bevinden, bijvoorbeeld 'In concept', 'Gepland', enz.
Zodra je kolommen zijn ingesteld, kun je taken als kaarten toevoegen. Je begint met alleen de titel en klikt erop om de volledige kaartweergave te openen en meer informatie toe te voegen, zoals het aanwijzen van teamgenoten en het instellen van een deadline.
Voor grotere taken kun je ook een checklist toevoegen. Je kunt ook aangepaste velden toevoegen, zoals het gewenste aantal woorden voor artikelen, als je een betaald abonnement kiest.
Automatisering
De automatiseringsopties zijn de laatste functie van Trello die ik wilde onderzoeken voor mijn vergelijking tussen Trello en Todoist.
Door "Regels" in te stellen, kunt u uw Trello-werkruimte het meest effectief automatiseren. Deze regels specificeren de resultaten van verschillende acties.
U kunt uw blog bijvoorbeeld zo instellen dat een kaart automatisch van het gedeelte 'In bewerking' naar de kolom 'Klaar om te plannen' wordt verplaatst als deze als voltooid wordt gemarkeerd.
Als gratis gebruiker kun je tot 250 acties per maand automatiseren. Je zult moeten investeren in een van de betaalde abonnementen als je grondiger wilt automatiseren.
Todoist
Nu we de interface van Trello hebben bekeken, is het tijd om naar de interface van Todoist te kijken.
Wanneer je Todoist voor het eerst opent, wordt je takenlijst voor vandaag weergegeven. Door op de link "+Taken toevoegen" te klikken, die een tekstvak onderaan de pagina opent, kun je taken aan de lijst toevoegen.
U kunt in deze sectie ook de vervaldatum en het prioriteitsniveau van de taak opgeven. Vervolgens worden de taken in volgorde van belangrijkheid weergegeven.
De mogelijkheid om terugkerende taken aan te maken is een functie van Todoist die ik erg waardeer. Je kunt dit doen door een frequentie, zoals 'elke twee dagen', of een terugkerend tijdstip, zoals 'maandag om 8 uur', in te voeren in het taaknaamveld.
De vervaldatum van de taak wordt automatisch verplaatst naar de juiste dag na voltooiing wanneer de vervaldatum opnieuw wordt ingesteld. Houd er rekening mee dat u slechts één exemplaar van een herhalende taak tegelijk kunt bekijken.
Houd er bovendien rekening mee dat de deadlines van Todoist eigenlijk 'to-do'-data zijn. Een taak wordt automatisch aan de lijst voor die dag toegevoegd als er een toekomstige deadline voor is ingesteld.
Daarom is het belangrijk om taken op te delen in de kleinste onderdelen, zodat je er geleidelijk aan kunt werken.
Je kunt toekomstige takenlijsten op elk moment bekijken via het gedeelte 'Aankomende taken'. Hier kun je ook de data van taken wijzigen.
Projecten
Een project kan worden aangemaakt voor alles waarvoor meer dan één taak moet worden voltooid. In wezen zijn dit mappen waarin u gerelateerde taken kunt aanmaken en beheren, maar ze bieden ook een aantal unieke functies die niet beschikbaar zijn bij standaardtaken:
- Met het gratis abonnement kunt u met maximaal vijf personen per project samenwerken (meer informatie over betaalde abonnementen, zie het gedeelte Prijzen in dit artikel).
- U kunt een enkele taak opsplitsen in meerdere kleinere taken door subtaken te gebruiken.
- Opmerkingen zodat taakdeelnemers erover kunnen discussiëren.
Deze functies zijn handig voor het beheren van complexere projecten en voor de samenwerking met andere teamleden.
Winnaar
De winnaar in deze categorie hangt grotendeels af van je doelen. Trello heeft een paar extra samenwerkingsopties en automatiseringstools, en het voelt meer als een tool voor bedrijfsbeheer.
Todoist is overzichtelijker, maar heeft een persoonlijkere uitstraling dankzij een startpagina die is toegewijd aan uw persoonlijke to-do-lijst en beperkte samenwerkingsopties (alleen voor projecten).
Trello vs Todoist: Add-ons en integraties
Trello
Er zijn talloze Power-ups beschikbaar in Trello om de functionaliteit van je borden en kaarten te verbeteren. Deze kunnen gebruikt worden om je huidige borden te verbeteren met extra samenwerkingstools, geavanceerde bestandsbeheerfuncties en het bijhouden van de voortgang van Pomodoro-sets.
Bovendien kun je ze gebruiken om je Trello-borden te koppelen aan bekende programma's zoals Google Drive, HelpScout en Zapier. Ongeacht je abonnement kun je zoveel Power-ups gebruiken als je wilt.
Alle Power Ups zijn toegankelijk voor gebruikers met alle abonnementen, maar voor sommige Power Ups van derden is mogelijk een apart abonnement vereist.
Todoist
Todoist is compatibel met talloze tools voor tijdregistratie en communicatie, ondanks het beperkte aantal integraties. Voor extra automatiseringsmogelijkheden kun je Todoist koppelen aan Zapier.
De winnaar
Trello is hier veruit de winnaar. Het is te koppelen aan een veel breder scala aan tools, zoals tools voor verkoop en klantrelatiebeheer, en het toevoegen van Power-ups aan je borden is bovendien opvallend eenvoudig.
Het is interessant om te weten dat Todoist en Trello in deze situatie kunnen samenwerken. Dit stelt je in staat om Todoist te gebruiken als je persoonlijke takenlijst en Trello als tool voor het beheren van je bedrijf.
Trello vs Todoist: Prijzen
Trello
Er zijn vier plannen op Trello:
- Gratis: Dit is de strategie die ik besprak in het gedeelte over functies in dit artikel. Je krijgt toegang tot de iOS- en Android-apps, de mogelijkheid om een onbeperkt aantal gebruikers uit te nodigen voor je werkruimte, tot 10 borden, 250 automatiseringen per maand, toegewezen taken en deadlines, en onbeperkte opslag.
- Standaard: Beschikbaar voor $ 5 per gebruiker per maand, jaarlijks te betalen ($ 6 per maand, maandelijks te betalen). Het biedt onbeperkte boards, geavanceerde checklists, aangepaste velden, 1,000 automatiseringen per maand, gasten voor één board en opgeslagen zoekopdrachten, naast alles wat in het gratis abonnement zit.
- Premium: Verkrijgbaar voor $ 10 per gebruiker per maand, jaarlijks te betalen ($ 12.50 per maand, maandelijks te betalen). Het bevat alle functies van het Standard-abonnement, plus dashboard, tijdlijn, agenda, werkruimtekalenderweergaven, onbeperkte automatiseringen, sjablonen op werkruimteniveau en een aantal beheer- en beveiligingsfuncties.
- Enterprise. De prijs per individuele gebruiker is gebaseerd op een glijdende schaal, met lagere kosten naarmate er meer gebruikers worden toegevoegd. De maandelijkse kosten voor de eerste gebruiker beginnen bij $ 17.50 bij jaarlijkse facturering (geen maandelijkse versie beschikbaar). Extra functies die niet in het Premium-abonnement beschikbaar zijn, zijn onder andere onbeperkte werkruimten, organisatiebrede boards, organisatiebrede machtigingen, gasten voor meerdere boards, beheer van openbare boards, machtigingen voor bijlagen, beheer van Power-ups en gratis SSO en gebruikersverwerking.
Er worden echter geen kosten in rekening gebracht voor bezoekers van één board. Houd er rekening mee dat alle Workspace-leden en Multi-board-bezoekers meetellen voor de facturatiekosten.
Todoist
Todoist biedt drie verschillende prijsniveaus:
- Gratis: In het gedeelte met functies van dit artikel heb ik het hier genoemde abonnement besproken. Je krijgt toegang tot de kernfuncties van Todoist, plus vijf projecten, vijf medewerkers per project, vijf megabyte aan bestandsuploads, drie filters en een activiteitengeschiedenis van één week.
- Voordelen: De kosten bedragen $ 3 per maand bij jaarlijkse facturering ($ 4 per maand bij maandelijkse facturering). Je krijgt alle functies van het gratis abonnement plus 300 actieve projecten, 25 medewerkers per project, 100 MB aan bestandsuploads, 150 filters, herinneringen, een onbeperkte hoeveelheid activiteitengeschiedenis, thema's en automatische back-ups.
- Zakelijk: Aanbiedingen zijn beschikbaar voor $ 5 per gebruiker per maand bij jaarlijkse facturering ($ 6 per maand bij maandelijkse facturering). U ontvangt ook prioriteitssupport, teamfacturering, team-inbox, beheerders- en ledenrollen en 500 actieve projecten per gebruiker en 50 personen per project, naast al het andere in het Pro-abonnement.
U kunt de volledige details bekijken op de Todoist-prijzenpagina.
Winnaar
Op het eerste gezicht lijkt Todoist de duidelijke winnaar. Als de prijs voor u het enige criterium is, dan zijn de abonnementen van Todoist ook goedkoper.
Trello kan meer en is gekoppeld aan meer tools die specifiek gericht zijn op bedrijven. Daarom zijn de kosten ook hoger als je de diversiteit aan functies in ogenschouw neemt.
Trello vs Todoist: het oordeel
Hoewel sommige functies van Trello en Todoist overlappen, zijn beide uitstekende tools. Welke projectmanagementtool voor jou het meest effectief is, hangt uiteindelijk af van je doelen.
- Trello is de beste keuze als u complexe samenwerkingsprojecten wilt beheren of uw projectmanagementtool wilt integreren met andere bedrijfstools.
- Todoist is een betere keuze als u op zoek bent naar een oplossing voor persoonlijk taakbeheer of als u eenvoudige groepsprojecten organiseert.
👉 In sommige gevallen wil je misschien zelfs beide tools gebruiken. Todoist kan worden gebruikt om de taken die je aan jezelf hebt toegewezen te importeren in je aankomende to-dolijsten. Zo kun je bijvoorbeeld Trello gebruiken om groepsprojecten bij te houden en taken toe te wijzen aan teamleden.
Veelgestelde vragen over Trello versus Todoist
Wat onderscheidt Todoist en Trello van elkaar?
Hieronder volgen de belangrijkste verschillen tussen Todoist en Trello: De gebruikersinterface is een van de belangrijkste verschillen tussen de Trello- en Todoist-tools. Het Kanban-bord in de projectmanagementtool van Trello wordt gebruikt om projecttaken en -activiteiten te overzien. Elke taak in de Trello-applicatie wordt weergegeven in een verticale kolom.
Hoe werkt het zoeken naar taken in Trello?
De zoekbalk bevindt zich bovenaan het scherm van de Trello-tool en werkt vergelijkbaar met de suggesties in een Google-browser wanneer een gebruiker de naam van een taak typt. Hierdoor kan de gebruiker de gewenste resultaten kiezen. De Todoist-tool biedt daarentegen een andere zoekoptie.
Wie gebruikt Todoist en waarom?
De tweekolomsindeling van de web- en desktopinterface van Todoist is de belangrijkste factor in de beslissing van gebruikers om het te gebruiken. In de rechterkolom worden alle taken gerangschikt in geneste lijsten met kleurgecodeerde informatie over wie verantwoordelijk is voor elke taak en tot welk project deze behoort.