Asana er en favoritt blant produktivitetsinteresserte, og med god grunn. Det er et teamarbeidsverktøy som holder styr på alt fra oppgaver til arbeidsflyter til bestemte typer prosjekter. I vår Asana-anmeldelse vil vi forklare nøyaktig hvorfor dette PM-verktøy er fortsatt en av de mest populære der ute.
Men ikke forveksle det med en fullverdig prosjektledelsesplattform; den mangler ressursstyringsverktøy, budsjettering og utgiftssporing og andre funksjoner du forventer i den typen app. (Sannheten skal sies, de fleste mindre selskaper vil ikke trenge så omfattende funksjoner).
Asana, på den annen side, er en av de beste appene for å administrere oppgaver, arbeidsflyter og, ja, noen typer prosjekter. Den har nylig lagt til mer struktur og maler for team som trenger hjelp til å sette opp og bruke appen.
Den er tilpasningsdyktig, elegant og villig til å bøye seg. Asana er en Editors' Choice-vinner fordi det er en av de beste appene for samarbeid og produktivitet.
Asana kan ikke enkelt sammenlignes med andre apper for arbeidsledelse og samarbeid. Hvis du er ute etter et prosjektstyringsverktøy, bør du også se nærmere på Basecamp, Airtable, Wrike og noen få andre alternativer.
Å velge mellom disse verktøyene er less om hvilken som er best generelt og mer om hvilken som er best for å håndtere den spesifikke typen arbeid du har og alle trinnene den må fullføre.
"Livet mitt før jeg brukte Asana ble brukt på å jobbe i e-postinnboksen min hele dagen, sier Jocey Karlan, produktledelse. «Jeg ville markert ting som ulest fordi de fortsatt ikke var løst. Og de ville somle og somle. Eller jeg ville ha et dokument der jeg prøvde å krysse av og flytte dem videre. Det var ingen synlighet, delt eierskap eller tydelig avgrensning av eierskap. Det bremset meg definitivt, og jeg brukte mye tid på å jobbe med jobben. Nå er det aldri et spørsmål om hvem som eier hva. Det er radikalt klart." Alex Hood - produktsjef, Asana
Hva er nytt i Asana? Mars 2023
Asana har en merittliste med å gi ut store nye funksjoner minst en gang i året. Muligheten til å ta opp en integrert videomelding, endringer i Mine oppgaver, en skrivebordsapp med mørk modus og smart kalenderintegrasjon er blant de nyeste tilleggene.
Du kan nå ta opp en snakkende video av deg selv mens du forklarer og viser noe i Asana ved å bruke den nye videomeldingsfunksjonen. Du kan deretter dele videoen med andre i teamet ditt, noe som potensielt eliminerer behovet for møter.
Du kan også lage et lydutskrift fra en video for å gjøre innholdet mer tilgjengelig.
Du har nå mer kontroll over hvordan du ser på og jobber med oppgavene dine takket være noen endringer i Mine oppgaver. Du kan nå se alle oppgavene dine i en Kanban-tavlevisning, en listevisning eller en kalendervisning.
Du kan også lage automatisering; for eksempel når noen i teamet ditt fjerner blokkeringen av en oppgave du har ventet på å starte, vil du motta et automatisk varsel.
Når du vil fokusere utelukkende på arbeid i Asana, lar en ny Asana desktop-app for macOS og Windows deg lukke nettleseren. Dark Mode er også tilgjengelig i de nye skrivebordsappene.
Andre nylige oppdateringer inkluderer ny integrasjon med Clockwise-appen, som lar deg integrere oppgavene dine med kalenderen din og blokkere tid i kalenderen for oppgaver uten å forlate Asana.
Hvor mye koster Asana?
Asanas tjeneste er delt inn i fire nivåer: Basic (gratis), Premium ($10.99 per person per måned), Business ($24.99 per person per måned) med 50 % rabatt for ideelle organisasjoner.
Betaler du årlig får du rabatt. Små team pleide å være kvalifisert for rabatt på oppgraderinger, men det tilbudet er ikke lenger tilgjengelig.
I Asanas tidlige dager ga den gratis Basic-kontoen deg tilgang til nesten alle appens funksjoner. Et par nyttige funksjoner, som tidslinjevisning, dashbord, egendefinerte felt, skjemaer, regler og milepæler, er nå utilgjengelige i gratiskontoen.
Vi vil gå over noen av disse funksjonene mer detaljert senere i denne anmeldelsen. Startdatoer, oppgaveavhengigheter, milepæler, fremdriftsvisning og avansert søk og rapportering er heller ikke tilgjengelig for gratiskontoer.
Selv med gratiskontoen kan du få en god idé om hvordan Asana fungerer i kjernen. Hvis du vurderer å betale for Asana, kan du prøve gratisversjonen med en liten testgruppe i minst et par uker før du oppgraderer. Det er fortsatt en god investering.
Asana Premium inkluderer alt som gratiskontoen gjør, pluss alle funksjonene som ble nevnt som mangler. Administrative kontroller, prioritert støtte og muligheten til å opprette private team og prosjekter er inkludert i premium-kontoer.
Asana Business markedsføres som et verktøy for selskaper som "trenger å administrere arbeid på tvers av flere initiativer." Vurder store selskaper. Porteføljer, mål, arbeidsbelastning, korrektur, integrasjoner med noen ellers begrensede apper (som Salesforce og Adobe CC), og en tilpasset regelbygger, også kjent som automatisering, er alle inkludert i dette tjenestenivået.
"Når en forfallsdato endres, legg automatisk til teamlederen som følger på oppgaven," for eksempel er automatisering. Rutineoppgaver er automatiserte, så ingen trenger å huske å gjøre dem.
Hvordan sammenlignes Asanas priser?
Asanas priser økte i 2019, og de har holdt seg litt høyere enn prisene til flere av sine ledende konkurrenter siden den gang.
Trellos Premium-konto koster for eksempel $10 per person per måned, noe som er litt less enn Asana Premium. Trellos Enterprise-plan har en glidende skala over priser, men det meste du betaler per person per måned er $17.50.
Wrike, som nå eies av Citrix, tilbyr en rekke plantyper og prisstrukturer, men Professional-planen starter på $9.80 per person per måned og forretningsplanen starter på $24.80 per person per måned.
Airtable Plus koster $10 per person per måned, mens Pro koster $20 per person per måned.
Hva er Asana?
Asana er et prosjektstyringsverktøy som lar deg administrere oppgaver og andre prosjekter med en gruppe mennesker. Mer spesifikke termer holder Asana oversikt over hvem som har ansvaret for hvilken oppgave og all tilhørende informasjon, for eksempel alle nødvendige trinn, forfallsdatoer og så videre.
En av dens kjennetegn er tilpasningsevnen, som lar deg velge hvilken type arbeid du vil spore og hvordan du bruker det (mer om det punktet om et øyeblikk).
Selskapet har lagt til flere alternativer og maler de siste årene for å gi struktur for team som ikke ønsker fullstendig fleksibilitet. Abonnenter kan med andre ord bruke Asana på en helt unik og tilpasset måte, eller de kan bruke den på en guidet måte ved å bruke alternativene og malene som Asana gir.
Dette oppsettet skiller seg fra tradisjonell prosjektledelsesprogramvare, som er designet for prosjektbasert arbeid og kun kan brukes på et begrenset antall måter.
Asana er i stand til å håndtere pågående arbeid (feilrettinger, vedlikehold osv.) og visse typer prosjekter, men vanligvis mer lette som ikke krever at du koordinerer dusinvis av bevegelige deler med andre, samtidige prosjekter.
Prosjektstyringsprogramvare, derimot, kan håndtere flere komplekse prosjekter samtidig. La oss si at et selskap bygger 50 boliger per år. En prosjektstyringsapp kan kartlegge hvert byggetrinn for alle husene, og sikre at de blir ferdigstilt i riktig rekkefølge og at delt utstyr og kvalifisert arbeidskraft er tilgjengelig til riktig tid for hvert trinn.
Prosjektledelsesappen hjelper deg med å omorganisere tidsplanene for å bygge alle de 50 husene, samt tidsplanene for alle menneskene som jobber med dem hvis et stykke maskineri eller en person plutselig blir tatt ut av drift.
Selv om Asana ikke helt kan gjøre det, kan det hjelpe deg med å planlegge en produktlansering eller en markedsføringskampanje, for eksempel.
Hvis noe av dette fortsatt er uklart, kan du søke hjelp fra Asanas guide, som inkluderer webinarer, opplæringsprogrammer og mer.
Les mer: Asana vs mandag - sjekk ut vår anmeldelse
Den grunnleggende strukturen til Asana
Beslutningstakere må først finne ut hvordan de skal implementere og bruke Asana før de distribuerer det til resten av selskapet. Mens noen samarbeidsverktøy hevder å være enkle, er Asana langt fra det. Det er ganske intuitivt, men hvert team må tenke mye over prosessene eller arbeidet de ønsker å spore med Asana, samt hvordan de vil gjøre det. Prosjektmaler kan hjelpe noen team, men det tar vanligvis litt prøving og feiling for å få det riktig.
Du kan bli med i forskjellige arbeidsområder og organisasjoner når du oppretter en Asana-konto. En Asana-konto som forbinder alle med samme e-postdomene er kjent som en organisasjon.
Et arbeidsområde er en gruppe mennesker som samarbeider om et prosjekt. Du kan for eksempel bli med i bedriftens organisasjon og bli tildelt Workspaces basert på avdelingen din, komiteer du har sittet i, merkevarer du har jobbet med, og så videre.
Du og teammedlemmene dine oppretter prosjekter i et arbeidsområde, som er der du logger og sporer arbeid, har samtaler med kolleger og så videre.
Som tidligere nevnt kan du starte med Asanas maler, lage din egen mal, eller starte fra bunnen av.
Asanas apper og brukeropplevelse
Asana er tilgjengelig på nettet, som en macOS- og Windows-skrivebordsapp, samt en Android- og iOS-app. Asanas grensesnitt er effektivt og responsivt, med akkurat nok farger og stil til å holde det interessant og nyttig uten å virke rotete.
Den har også noen overraskelser, for eksempel festlige animasjoner som dukker opp på skjermen fra tid til annen, selv om disse ekstra effektene kan slås av hvis du ikke liker dem.
I innstillingsdelen av Asana finner du en liste over hurtigtaster kalt Hacks. Hacks legger til et bredt spekter av funksjonalitet og personlighet til et stykke programvare. Etter å ha aktivert det relaterte hacket, for eksempel, trykk TAB+B for litt kattegøy.
Legg til grunnleggende kontoinformasjon, kontroller varsler, juster skjermpreferanser og de nevnte visuelle effektene, og konfigurer integrasjoner med andre apper som Harvest, Slack, Microsoft Teams, Zoom, Figma og andre i profilinnstillingene dine.
Du kan gjøre nesten alt i mobilappene som du kan gjøre i nettappen, men avhengig av mengden arbeid og kommentarer teamet ditt genererer, kan en skjerm i full størrelse være å foretrekke.
Det er imidlertid mulig å være produktiv mens du bruker en telefon. Det er praktisk å kunne bruke Asana fra hvor som helst med en Internett-tilkobling. Spesielt mobilappene har mye offline-funksjonalitet.
Layout og hovedfunksjoner
Asana er enkel å bruke. Den venstre skinnen, som viser listen over prosjekter, arbeidsområder, rapporter og andre elementer, er alltid tilgjengelig og kan skjules for å frigjøre plass.
Oversikt, en liste over oppgaver, tavlevisning (et kanban-tavle), kalender, meldinger og filer øverst i hovedvinduet lar deg bytte mellom ulike visninger. Avhengig av hvordan teamet ditt setter opp og bruker Asana, kan disse alternativene variere.
Du kan endre visningen når som helst, og du kan filtrere og sortere oppgavelister etter kriterier som forfallsdato eller mottaker. Når du klikker på en oppgave, vises et sekundært vindu til høyre med alle oppgavens detaljer.
Oppgavesporing
Oppgaver er kjernen i hvert prosjekt (eller ethvert sett med arbeid, selv om det pågår). Underoppgaver, så vel som en mottaker, forfallsdato, tilbakevendende forfallsdato, vedlegg, kommentarer, tagger og følgere, kan alle legges til en oppgave.
Følgere blir varslet hver gang det er en endring i oppgaven. Rik tekstformatering, redigering etter innlegg og @-omtaler er alle funksjoner som gjør kommentarer spesielt nyttige.
En arbeidsflyt består av én enkelt oppgave og alle dens deloppgaver og tilpasninger. For eksempel, hvis en av teamets vanlige oppgaver er å signere nye kunder, vil underoppgavene dekke alle trinnene som er involvert, for eksempel å bekrefte kundens interesse, sende dem nødvendige papirer, motta papirene tilbake, sende dem en velkomst-e-post , og så videre.
Hvert trinn kan tildeles en annen person, og Asana lar deg tilordne hvert trinn til den aktuelle personen og legge til den tilsvarende forfallsdatoen på riktig tidspunkt.
Det ville vært nyttig hvis Asana tillot deg å gjøre om en oppgave og alle underoppgavene til en mal slik at du kan bruke den som standard når du oppretter en ny oppgave i det prosjektet.
Selv om du kan lage en egendefinert mal på prosjektnivå, er ikke dette et alternativ. I alle fall er det en enkel løsning: lag malen du vil ha og merk den som sådan i oppgavenavnet, og sørg for at alle kopierer den når de trenger den.
Det er enkelt fordi det er en knapp for å duplisere en oppgave.
Kontekst og perspektiv
Du kan legge ved kommentarer og andre data til oppgaver for å hjelpe deg å forstå hva som skjer, slik at du ikke trenger å snakke med kollegene dine separat. Alt du trenger å vite er der.
Etter hvert som oppgaver og deloppgaver fullføres, blir oppgavens historie og alle hendelsene som skjedde knyttet til oppgaven. Som et resultat har hver arbeidshandling en hensikt.
Asana er nyttig for å få et bredere perspektiv på hvert teammedlems ansvar, i tillegg til å holde oversikt over detaljene.
Du kan for eksempel se på alle oppgavene som er tildelt en bestemt person for å se hvor mye arbeid de har på tallerkenen hvis du har de nødvendige tillatelsene.
Det er ikke den kvantifiserte informasjonen som enkelte prosjektstyringsapper gir deg basert på antall timer per uke en ansatt er tildelt til å jobbe og det forventede antallet arbeidstimer de har tildelt dem.
Ytterligere funksjoner og bruk
Tagger gjør oppgaver lettere å finne, og den avanserte søkefunksjonen er ganske nyttig. Interaktive avmerkingsbokser lar deg krysse av for oppgaver etter hvert som du fullfører dem, og fjerne merket for dem like enkelt hvis du eller et annet Asana-medlem gjør en feil.
Du kan legge til detaljer til en oppgave som er viktig for deg og teamet ditt med egendefinerte felt, for eksempel oppgavens prioritet (lav, middels, høy) eller fremdriftsstatus (venter på, pågår, venter på godkjenning).
Asanas evne til å skape avhengigheter mellom oppgaver er en annen nyttig funksjon. Hvis du har to oppgaver A og B, og oppgave B bare kan begynne når oppgave A er fullført, kan du bruke en avhengighet til å uttrykke forholdet mellom dem.
Et Gantt-diagram, slik som det som tilbys av Asanas tidslinje, er nyttig for å visualisere slike avhengigheter. Hver enkelt av brukerens oppgaver vises i et Gantt-diagramformat her. Linjer mellom oppgaver representerer avhengigheter, som du kan endre når som helst.
Gantt-diagrammer er spesielt nyttige for å se hvordan en forsinkelse i én oppgave eller et lengre fravær av et teammedlem påvirker måldatoene for fullføring av oppgavene på veien. Asana lar deg også dele opp oppgaver i seksjoner i visningen.
Mens Asana er allsidig og funksjonsrikt, er det ikke godt egnet for grafikkintensive prosjekter. Fordi du kan angi forsidebilder for hver oppgave i en kolonne i Asanas Board-visning, er det det beste alternativet, men du vil ikke få markeringsverktøy eller andre korrekturverktøy for å samarbeide, diskutere og vise endringer i grafikkfiler.
Det hjelper å ha en full pakke med verktøy for den jobben rett inne i arbeidsstyringssystemet for team hvis arbeid dreier seg om grafikk og andre bilder.
ProofHub, Smartsheets og Wrike er bare noen få eksempler på prosjektstyringsapper som inkluderer bildekorrektur, markering og diskusjon.
Andre nettbaserte samarbeidsapper, som Filestage og InVision, håndterer korrektur spesifikt uten å være prosjektstyringsapper.
Personvern og sikkerhet
Asana bruker minst TLS 1.1-protokollen for å sikre tilkoblinger til nettstedet, og dataene lagres i "sikre SSAE 16-reviderte datasentre via Amazon i USA." Asana har også et bug bounty-program for personer som rapporterer feil i tjenesten. SOC 2 Type I og Type II revisjoner er gjennomført av Asana, noe som betyr at en uavhengig tredjepart har validert selskapets sikkerhet og evne til å holde dem oppe. Du kan sjekke Asanas status via et online dashbord, akkurat som du kan med Slack.
På brukernivå lar Asana deg holde noe informasjon privat mens du fortsatt samarbeider med andre. Du kan holde prosjekter og oppgaver private for bare deg eller for en utvalgt gruppe mennesker.
Du kan også begrense tilgangen til prosjekter slik at folk bare kan kommentere dem i stedet for å redigere dem, samt gi medlemmene kun kommentarer.
Det er avgjørende for team som bruker Asana som en åpen plattform å fortsette å snakke om reglene for engasjement slik at alle blir enige om å bruke appen på samme måte, ikke å overskrive hverandres arbeid, og så videre.
På bedriftsnivå tilbyr Asana ekstra sikkerhetsfunksjoner som muligheten til å kontrollere hvilke apper som er tilgjengelige på tvers av integreringen og hvem som kan legge til gjester.
Avansert søk og rapporter
Asana har en utmerket avansert søkefunksjon. Når du søker etter et begrep på toppnivå, kan du spesifisere om du leter etter en oppgave eller en samtale.
Tilordnet til, I prosjekter og Etterfulgt av er noen av de andre standardfeltene. Du kan også angi om en oppgave har et vedlegg hvis den er fullført, og når den skal forfalle.
Filtre for egendefinerte felt, personer, tagger, avhengigheter og til og med underoppgaver kan legges til for å gå enda lenger. Hvis du ikke finner det du leter etter ved å bruke disse verktøyene, fantes det sannsynligvis ikke, til å begynne med.
Alle disse komplekse søkene kan lagres som interaktive rapporter i Asana, som er tilgjengelige fra menyen til venstre. Disse rapportene oppdateres etter hvert som nye elementer samsvarer med søkeordene, og du kan endre søkeordene når som helst.
Denne funksjonen appellerer til meg fordi den kan være ekstremt nyttig for ledere som prøver å finne ut hvem som er mest produktiv. Det er en god måte å spore individuell fremgang over tid, selv for enkeltpersoner.
Gjennomtenkt fleksibel
Asanas gjennomtenkte design og fleksibilitet gjør den til en kraftig oppgavehåndteringsapp for et bredt spekter av teambaserte og personlige oppgaver. Den fortjener også ros for sitt omfattende funksjonssett og forskjellige arbeidsflytvisninger. Asana vinner en Editors' Choice-pris for samarbeidsapper av alle disse grunnene.
asana
PROS
- Fleksibel, rask og moderne design
- Kompetent gratisversjon
- Funksjonsrik
- Tidslinjevisningen gjør det enklere å administrere avhengigheter
CONS
- Ikke ideelt for grafikkintensivt arbeid
- Prisene er litt høyere enn konkurrentenes
Vanlige spørsmål om Asana-anmeldelse
Hva er egentlig Asana-plattformen?
Asana er et prosjektstyringsverktøy som hjelper team å holde fokus på målene, prosjektene og daglige oppgavene som hjelper bedriften deres å vokse. Navnet er inspirert av yogapraksis der Asana er setet som brukes til meditasjonspraksis, faktisk ser logoen med tre prikker ut som en person som mediterer i en Asana-stilling.
Hva er Asana Chrome-tillegget?
Den offisielle Asana Chrome-utvidelsen eller -tillegget lar deg legge til og søke etter Asana-oppgaver fra hvilken som helst nettside. Fordi Asana er en nettapp, bruker du den mest gjennom nettleseren, så bruk av Chrome-tillegget gjør livet ditt enklere.
Hva er Asana-skrivebordsappen?
Den opprinnelige skrivebordsappen for Asana eliminerer distraksjoner slik at du kan fokusere på det som betyr noe. Du kan laste ned Asana-appen for operativsystemet ditt, logge på med e-posten din på nettet, og du vil bli dirigert til Asana-appen. Det er også en innebygd mobilapp for å jobbe med Asana på farten.
Vær så snill forlate en nyttig kommenter med tankene dine, så del dette på Facebook-gruppen din (e) som synes dette er nyttig, og la oss høste fordelene sammen. Takk for at du delte og var hyggelig!
Avsløring: Denne siden kan inneholde lenker til eksterne nettsteder for produkter som vi elsker og anbefaler helhjertet. Hvis du kjøper produkter vi foreslår, kan vi tjene et henvisningsgebyr. Slike avgifter påvirker ikke våre anbefalinger, og vi godtar ikke betaling for positive anmeldelser.
og mange flere ...