Revisão da Asana por especialista + usuário de longa data - mas é um bom valor?

revisão de asana

A Asana é a favorita entre os aficionados por produtividade e por boas razões. É uma ferramenta de trabalho em equipe que acompanha tudo, desde tarefas a fluxos de trabalho e determinados tipos de projetos. Em nossa análise da Asana, explicaremos exatamente por que isso ferramenta PM continua sendo um dos mais populares por aí.

No entanto, não a confunda com uma plataforma de gerenciamento de projetos completa; ele carece de ferramentas de gerenciamento de recursos, orçamento e rastreamento de despesas e outros recursos que você esperaria nesse tipo de aplicativo. (Verdade seja dita, a maioria das empresas menores não precisa de funções tão extensas).

Asana, por outro lado, é um dos melhores aplicativos para gerenciar tarefas, fluxos de trabalho e, sim, alguns tipos de projetos. Recentemente, adicionou mais estrutura e modelos para equipes que precisam de ajuda para configurar e usar o aplicativo.

É adaptável, elegante e disposto a dobrar. O Asana é um dos vencedores da Escolha dos Editores porque é um dos melhores aplicativos para colaboração e produtividade.

A Asana não se compara facilmente a outros aplicativos de colaboração e gerenciamento de trabalho. Se você está no mercado para uma ferramenta de gerenciamento de projetos, você também deve olhar para Basecamp, Airtable, Wrike e algumas outras opções.

Escolher entre essas ferramentas é less sobre qual é o melhor em geral e mais sobre qual é o melhor para lidar com o tipo específico de trabalho que você tem e todas as etapas que devem ser concluídas.

"Minha vida antes de usar a Asana passava o dia inteiro trabalhando na minha caixa de entrada de e-mail”, diz Jocey Karlan, líder de gerenciamento de produtos. “Eu marcaria as coisas como não lidas porque ainda não foram resolvidas. E eles demoravam e demoravam. Ou, eu teria um documento onde eu estava tentando verificar as coisas e levá-las adiante. Não havia visibilidade, propriedade compartilhada ou delineação clara de propriedade. Isso definitivamente me atrasou, e passei muito tempo fazendo trabalho sobre trabalho. Agora, nunca há uma questão de quem possui o quê. É radicalmente claro.” Alex Hood - chefe de produto, Asana

 

O que há de novo na Asana? Dezembro 2022

asana

A Asana tem um histórico de lançamento de novos recursos importantes pelo menos uma vez por ano. A capacidade de gravar uma mensagem de vídeo integrada, alterações em Minhas tarefas, um aplicativo de desktop com modo escuro e integração de calendário inteligente estão entre os mais recentes Adicionais.

Agora você pode gravar um vídeo de cabeça falante enquanto explica e mostra algo na Asana usando o novo recurso de mensagens de vídeo. Você pode compartilhar o vídeo com outras pessoas de sua equipe, eliminando potencialmente a necessidade de reuniões.

Você também pode fazer uma transcrição de áudio de um vídeo para tornar o conteúdo mais acessível.

Agora você tem mais controle sobre como visualiza e trabalha com suas tarefas graças a algumas alterações em Minhas tarefas. Agora você pode ver todas as suas tarefas em uma visualização de quadro Kanban, uma visualização de lista ou uma visualização de calendário.

Você também pode criar automação; por exemplo, quando alguém da sua equipe desbloquear uma tarefa que você estava esperando para iniciar, você receberá uma notificação automática.

Quando você deseja se concentrar apenas no trabalho na Asana, um novo aplicativo de desktop Asana para macOS e Windows permite que você feche seu navegador da web. O Modo Escuro também está disponível nos novos aplicativos de desktop.

Outras atualizações recentes incluem a nova integração com o aplicativo Clockwise, que permite integrar suas tarefas ao seu calendário e bloquear o tempo no seu calendário para tarefas sem sair da Asana.

Quanto custa Asana?

O serviço da Asana é dividido em quatro níveis: Básico (gratuito), Premium (US$ 10.99 por pessoa por mês), Business (US$ 24.99 por pessoa por mês) com 50% de desconto para organizações sem fins lucrativos.

Se você pagar anualmente, terá um desconto. Equipes pequenas costumavam ter direito a um desconto em upgrades, mas essa oferta não está mais disponível.

Nos primeiros dias da Asana, a conta Basic gratuita dava acesso a quase todos os recursos do aplicativo. Alguns recursos úteis, como exibição de linha do tempo, painéis, campos personalizados, formulários, regras e marcos, agora estão indisponíveis na conta gratuita.

Veremos alguns desses recursos com mais detalhes posteriormente nesta revisão. Datas de início, dependências de tarefas, marcos, visualização de progresso e pesquisa e relatórios avançados também não estão disponíveis para contas gratuitas.

Mesmo com a conta gratuita, você pode ter uma boa ideia de como a Asana funciona em sua essência. Se você está pensando em pagar pela Asana, experimente a versão gratuita com um pequeno grupo de teste por pelo menos algumas semanas antes de atualizar. Ainda é um bom investimento.

O Asana Premium inclui tudo o que a conta gratuita faz, além de todos os recursos mencionados como ausentes. Controles administrativos, suporte prioritário e a capacidade de criar equipes e projetos privados estão incluídos nas contas premium.

O Asana Business é comercializado como uma ferramenta para empresas que "precisam gerenciar o trabalho em várias iniciativas". Considere as grandes corporações. Portfólios, metas, carga de trabalho, provas, integrações com alguns aplicativos restritos (como Salesforce e Adobe CC) e um criador de regras personalizadas, também conhecido como automação, estão todos incluídos nessa camada de serviço.

"Quando uma data de vencimento muda, adicione automaticamente o gerente da equipe como seguidor da tarefa", por exemplo, é automação. As tarefas de rotina são automatizadas, então ninguém precisa se lembrar de fazê-las.

Caixa de diálogo de automação Asana

Como os preços da Asana se comparam?

Os preços da Asana aumentaram em 2019 e permaneceram um pouco mais altos do que os de vários de seus principais concorrentes desde então.

A conta Premium do Trello, por exemplo, custa US$ 10 por pessoa por mês, o que é um pouco less do que o Asana Premium. O plano Enterprise do Trello tem uma escala móvel de preços, mas o máximo que você pagará por pessoa por mês é de US$ 17.50.

O Wrike, que agora é propriedade da Citrix, oferece uma variedade de tipos de planos e estruturas de preços, mas o plano Professional começa em US$ 9.80 por pessoa por mês e o plano Business começa em US$ 24.80 por pessoa por mês.

O Airtable Plus custa US$ 10 por pessoa por mês, enquanto o Pro custa US$ 20 por pessoa por mês.

O que é Asana?

Asana é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que permite gerenciar tarefas e outros projetos com um grupo de pessoas. Em termos mais específicos, a Asana controla quem é responsável por cada tarefa e todas as informações associadas, como todas as etapas necessárias, datas de vencimento e assim por diante.

Uma de suas características distintivas é sua adaptabilidade, que permite escolher que tipo de trabalho rastrear e como usá-lo (mais sobre esse ponto em breve).

A empresa adicionou mais opções e modelos nos últimos anos para fornecer estrutura para equipes que não desejam flexibilidade total. Em outras palavras, os assinantes podem usar a Asana de forma totalmente única e personalizada, ou podem usá-la de forma guiada, usando as opções e modelos que a Asana oferece.

Essa configuração difere do software tradicional de gerenciamento de projetos, que é projetado para trabalhos baseados em projetos e só pode ser usado de várias maneiras.

A Asana é capaz de lidar com o trabalho contínuo (correção de bugs, manutenção, etc.) e certos tipos de projetos, embora normalmente mais leves que não exijam que você coordene dezenas de partes móveis com outros projetos simultâneos.

O software de gerenciamento de projetos, por outro lado, pode lidar com vários projetos complexos ao mesmo tempo. Digamos que uma empresa construa 50 casas por ano. Um aplicativo de gerenciamento de projetos pode mapear cada etapa de construção para todas as casas, garantindo que sejam concluídas na ordem correta e que equipamentos compartilhados e mão de obra qualificada estejam disponíveis nos momentos adequados para cada etapa.

O aplicativo de gerenciamento de projetos ajuda você a reorganizar os cronogramas para a construção de todas as 50 casas, bem como os cronogramas de todas as pessoas que trabalham nelas se uma máquina ou uma pessoa for subitamente retirada de serviço.

Embora a Asana não consiga fazer isso, ela pode ajudá-lo a planejar o lançamento de um produto ou uma campanha de marketing, por exemplo.

Se ainda não estiver claro, você pode buscar ajuda no Guia da Asana, que inclui webinars, tutoriais e muito mais.

Leia mais: Asana vs segunda-feira - confira nossa revisão

A estrutura básica do Asana

A estrutura básica do Asana

Os tomadores de decisão devem primeiro descobrir como implementar e usar a Asana antes de distribuí-la para o resto da empresa. Embora algumas ferramentas de colaboração afirmem ser simples, a Asana está longe disso. É bastante intuitivo, mas cada equipe deve pensar bastante nos processos ou trabalho que deseja acompanhar com a Asana, bem como em como o fará. Os modelos de projeto podem ajudar algumas equipes, mas geralmente leva um pouco de tentativa e erro para acertar.

Você pode ingressar em diferentes espaços de trabalho e organizações ao criar uma conta Asana. Uma conta Asana que conecta todos com o mesmo domínio de e-mail é conhecida como Organização.

Um espaço de trabalho é um grupo de pessoas que colaboram em um projeto. Por exemplo, você pode ingressar na Organização de sua empresa e ser atribuído a Workspaces com base em seu departamento, comitês em que atuou, marcas em que trabalhou e assim por diante.

Você e os membros de sua equipe criam projetos em um espaço de trabalho, que é onde você registra e acompanha o trabalho, conversa com colegas de trabalho e assim por diante.

Como dito anteriormente, você pode começar com os modelos da Asana, criar seu próprio modelo ou começar do zero.

Aplicativos e experiência do usuário da Asana

A Asana está disponível na web, como um aplicativo de desktop para macOS e Windows, bem como um aplicativo para Android e iOS. A interface da Asana é eficiente e responsiva, com cores e elegância suficientes para mantê-la interessante e útil sem parecer confusa.

Ele também tem algumas surpresas, como animações comemorativas que aparecem na tela de tempos em tempos, embora esses efeitos extras possam ser desativados se você não gostar deles.

Na seção de configurações da Asana, você encontrará uma lista de atalhos de teclado chamados Hacks. Os hacks adicionam uma ampla gama de funcionalidades e personalidade a um software. Depois de ativar o hack relacionado, por exemplo, pressione TAB + B para se divertir felino.

Adicione informações básicas da conta, controle notificações, ajuste as preferências de exibição e os efeitos visuais mencionados e configure integrações com outros aplicativos como Harvest, Slack, Microsoft Teams, Zoom, Figma e outros nas configurações do seu perfil.

Você pode fazer quase tudo nos aplicativos móveis que pode fazer no aplicativo da Web, embora, dependendo do volume de trabalho e comentários que sua equipe gerar, uma tela de tamanho normal seja preferível.

No entanto, é possível ser produtivo ao usar um telefone. É conveniente poder usar a Asana de qualquer lugar com conexão à Internet. Os aplicativos móveis, em particular, têm muitas funcionalidades offline.

Layout e Principais Características

Layout e Principais Características

Asana é simples de usar. O trilho esquerdo, que exibe sua lista de projetos, áreas de trabalho, relatórios e outros itens, está sempre acessível e pode ser recolhido para liberar espaço.

As guias Visão geral, uma lista de tarefas, visualização do quadro (um quadro kanban), calendário, mensagens e arquivos na parte superior da janela principal permitem alternar entre diferentes visualizações. Dependendo de como sua equipe configura e usa a Asana, essas opções podem variar.

Você pode alterar sua visualização a qualquer momento e filtrar e classificar listas de tarefas por critérios como data de vencimento ou responsável. Quando você clica em uma tarefa, uma janela secundária aparece à direita com todos os detalhes da tarefa.

Rastreamento de Tarefas

Rastreamento de Tarefas

As tarefas estão no centro de cada projeto (ou de qualquer conjunto de trabalho, mesmo que esteja em andamento). Subtarefas, bem como um responsável, data de vencimento, data de vencimento recorrente, anexos, comentários, tags e seguidores podem ser adicionados a uma tarefa.

Os seguidores são notificados sempre que há uma alteração na tarefa. Formatação de rich text, edição após postagem e menções @ são todos recursos que tornam os comentários particularmente úteis.

Um fluxo de trabalho é composto por uma única tarefa e todas as suas subtarefas e personalizações. Por exemplo, se uma das tarefas regulares de sua equipe for assinar novos clientes, as subtarefas abrangerão todas as etapas envolvidas, como confirmar o interesse do cliente, enviar a documentação necessária, receber a documentação de volta, enviar um e-mail de boas-vindas , e assim por diante.

Cada etapa pode ser atribuída a uma pessoa diferente, e a Asana permite que você atribua cada etapa à pessoa apropriada e adicione a data de vencimento correspondente no momento apropriado.

Seria útil se a Asana permitisse que você transformasse uma tarefa e todas as suas subtarefas em um modelo para que você pudesse usá-lo por padrão ao criar uma nova tarefa nesse projeto.

Embora você possa criar um modelo personalizado no nível do projeto, isso não é uma opção. De qualquer forma, há uma solução simples: crie o modelo desejado e rotule-o como tal no nome da tarefa e certifique-se de que todos o copiem quando precisarem.

É simples porque há um botão para duplicar uma tarefa.

Contexto e Perspectiva

Você pode anexar comentários e outros dados a tarefas para ajudá-lo a entender o que está acontecendo para que você não precise conversar com seus colegas de trabalho separadamente. Tudo o que você precisa saber está ali.

À medida que as tarefas e subtarefas são concluídas, o histórico da tarefa e todos os eventos ocorridos são anexados à tarefa. Como resultado, toda ação de trabalho tem um propósito.

A Asana é útil para obter uma perspectiva mais ampla das responsabilidades de cada membro da equipe, além de acompanhar as minúcias.

Você pode, por exemplo, examinar todas as tarefas atribuídas a uma pessoa específica para ver quanto trabalho ela tem em seu prato, se você tiver as permissões apropriadas.

Não são as informações quantificadas que alguns aplicativos de gerenciamento de projetos fornecem com base no número de horas por semana que um funcionário recebe para trabalhar e no número esperado de horas de trabalho que ele atribuiu a ele.

Recursos e uso adicionais

Recursos e uso adicionais

As tags facilitam a localização das tarefas e o recurso de pesquisa avançada é bastante útil. As caixas de seleção interativas permitem que você marque as tarefas ao concluí-las e desmarque-as com a mesma facilidade se você ou outro membro da Asana cometer um erro.

Você pode adicionar detalhes a uma tarefa que é importante para você e sua equipe com campos personalizados, como a prioridade da tarefa (baixa, média, alta) ou o estado de andamento (pendente, em andamento, aguardando aprovação).

A capacidade da Asana de criar dependências entre tarefas é outro recurso útil. Se você tiver duas tarefas A e B, e a tarefa B só puder começar quando a tarefa A for concluída, você poderá usar uma dependência para expressar o relacionamento entre elas.

Um gráfico de Gantt, como o fornecido pela Linha do tempo da Asana, é útil para visualizar essas dependências. Cada uma das tarefas do usuário é exibida em um formato de gráfico de Gantt aqui. As linhas entre as tarefas representam dependências, que podem ser alteradas a qualquer momento.

Os gráficos de Gantt são especialmente úteis para ver como um atraso em uma tarefa ou uma ausência prolongada de um membro da equipe afeta as datas-alvo de conclusão da tarefa no futuro. A Asana também permite dividir tarefas em seções na visualização.

Embora a Asana seja versátil e rica em recursos, ela não é adequada para projetos com uso intenso de gráficos. Como você pode definir imagens de capa para cada tarefa em uma coluna no modo de exibição de quadro da Asana, é sua melhor aposta, mas você não terá ferramentas de marcação ou outras ferramentas de revisão para colaborar, discutir e visualizar as alterações nos arquivos gráficos.

É útil ter um conjunto completo de ferramentas para esse trabalho dentro do seu sistema de gerenciamento de trabalho para equipes cujo trabalho gira em torno de gráficos e outras imagens.

ProofHub, Smartsheets e Wrike são apenas alguns exemplos de aplicativos de gerenciamento de projetos que incluem prova de imagem, marcação e discussão.

Outros aplicativos de colaboração online, como Filestage e InVision, lidam com a prova especificamente sem serem aplicativos de gerenciamento de projetos.

Privacidade e segurança

A Asana usa pelo menos o protocolo TLS 1.1 para proteger as conexões com seu site, e seus dados são armazenados em "data centers seguros auditados SSAE 16 via Amazon nos EUA". A Asana também tem um programa de recompensas por bugs para pessoas que relatam falhas no serviço. As auditorias SOC 2 Tipo I e Tipo II foram concluídas pela Asana, o que significa que um terceiro independente validou a segurança da empresa e sua capacidade de mantê-las. Você pode verificar o status da Asana por meio de um painel online, assim como no Slack.

No nível do usuário, a Asana permite que você mantenha algumas informações privadas enquanto colabora com outras pessoas. Você pode manter projetos e tarefas privados apenas para você ou para um grupo seleto de pessoas.

Você também pode restringir o acesso a projetos para que as pessoas possam apenas comentar sobre eles em vez de editá-los, bem como conceder aos membros permissões somente para comentários.

É fundamental que as equipes que usam a Asana como plataforma aberta continuem falando sobre as regras de engajamento para que todos concordem em usar o aplicativo da mesma forma, não sobrescrevendo o trabalho uns dos outros e assim por diante.

No nível corporativo, a Asana oferece recursos de segurança adicionais, como a capacidade de controlar quais aplicativos podem ser acessados ​​na integração e quem pode adicionar convidados.

Pesquisa avançada e relatórios

Pesquisa avançada e relatórios

A Asana tem um excelente recurso de pesquisa avançada. Ao pesquisar um termo no nível superior, você pode especificar se está procurando uma tarefa ou uma conversa.

Atribuído a, Em projetos e Seguido por são alguns dos outros campos padrão. Você também pode especificar se uma tarefa tem um anexo se tiver sido concluída e quando for devida.

Filtros para campos personalizados, pessoas, tags, dependências e até subtarefas podem ser adicionados para detalhar ainda mais. Se você não consegue encontrar o que está procurando usando essas ferramentas, provavelmente não existia, para começar.

Qualquer uma dessas pesquisas complexas pode ser salva como relatórios interativos na Asana, que podem ser acessados ​​no menu à esquerda. Esses relatórios são atualizados à medida que novos itens correspondem aos termos de pesquisa e você pode alterar os termos de pesquisa a qualquer momento.

Esse recurso me atrai porque pode ser extremamente útil para gerentes que tentam descobrir quem é o mais produtivo. É uma boa maneira de acompanhar o progresso individual ao longo do tempo, mesmo para indivíduos.

Cuidadosamente flexível

O design inteligente e a flexibilidade do Asana o tornam um aplicativo poderoso de gerenciamento de tarefas para uma ampla variedade de tarefas pessoais e em equipe. Ele também merece elogios por seu conjunto abrangente de recursos e diversas visualizações de fluxo de trabalho. A Asana ganha o prêmio Editors' Choice para aplicativos de colaboração por todos esses motivos.

asana

PROS

  • Design flexível, rápido e moderno
  • Versão gratuita capaz
  • Rico em recursos
  • A visualização da linha do tempo facilita o gerenciamento de dependências

CONS

  • Não é ideal para trabalhos com uso intensivo de gráficos
  • Os preços são ligeiramente superiores aos dos concorrentes

Perguntas frequentes sobre as revisões da Asana

O que é exatamente a plataforma Asana?

Asana é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que ajuda as equipes a manter o foco nas metas, projetos e tarefas diárias que ajudam a empresa a crescer. O nome é inspirado na prática de Yoga, onde Asana é o assento usado para a prática de meditação, de fato, o logotipo de três pontos parece uma pessoa meditando na posição Asana. 

O que é o complemento Asana Chrome?

A extensão ou complemento oficial do Asana Chrome permite adicionar e pesquisar tarefas Asana em qualquer página da web. A Asana permite que as equipes movam o trabalho do início ao fim, de tarefas e projetos a conversas e notificações. É fácil começar, mas é poderoso o suficiente para gerenciar toda a sua empresa. Qualquer projeto pode ter tarefas adicionadas a ele. Por ser um aplicativo da Web, você o usará principalmente pelo navegador, portanto, usar o complemento do Chrome facilita sua vida.

Qual é o problema com o aplicativo de desktop Asana?

O aplicativo de desktop nativo da Asana elimina as distrações para que você possa se concentrar no que importa. Basta baixar o aplicativo para o seu sistema operacional, fazer login com seu e-mail na web e você será direcionado ao seu novo aplicativo favorito. Há também um aplicativo móvel nativo para trabalhar com a Asana em movimento.

Sobre o autor
David Attard
Autor: David AttardWebsite: https://www.linkedin.com/in/dattard/
David tem trabalhado na ou em torno da indústria online / digital nos últimos 18 anos. Ele tem vasta experiência nas indústrias de software e web design usando WordPress, Joomla e nichos ao seu redor. Como consultor digital, seu foco é ajudar as empresas a obter uma vantagem competitiva usando uma combinação de seu website e plataformas digitais disponíveis hoje.

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