Asana-recension av expert + långvarig användare - men är det bra värde?

asana recension

Asana är en favorit bland produktivitetsfantaster, och av goda skäl. Det är ett teamwork-verktyg som håller reda på allt från uppgifter till arbetsflöden till vissa typer av projekt. I vår recension av Asana kommer vi att förklara exakt varför detta PM-verktyg är fortfarande en av de mest populära där ute.

Förväxla det dock inte med en fullfjädrad projektledningsplattform; den saknar verktyg för resurshantering, budgetering och utgiftsspårning och andra funktioner du kan förvänta dig i den typen av app. (Sanningen ska sägas, de flesta mindre företag behöver inte så omfattande funktioner).

Asana, å andra sidan, är en av de bästa apparna för att hantera uppgifter, arbetsflöden och, ja, vissa typer av projekt. Den har nyligen lagt till mer struktur och mallar för team som behöver hjälp med att installera och använda appen.

Den är anpassningsbar, elegant och villig att böja sig. Asana är en Editors' Choice-vinnare eftersom det är en av de bästa apparna för samarbete och produktivitet.

Asana är inte lätt att jämföra med andra appar för arbetsledning och samarbete. Om du är ute efter ett projekthanteringsverktyg bör du också titta på Basecamp, Airtable, Wrike och några andra alternativ.

Att välja mellan dessa verktyg är less om vilken som är bäst i allmänhet och mer om vilken som är bäst för att hantera den specifika typen av arbete du har och alla steg den måste genomföra.

"Mitt liv innan jag använde Asana ägnades åt att arbeta i min e-postkorg hela dagen, säger Jocey Karlan, Product Management Lead. "Jag skulle markera saker som olästa eftersom de fortfarande inte var lösta. Och de dröjde och dröjde. Eller så skulle jag ha ett dokument där jag försökte bocka av saker och flytta dem framåt. Det fanns ingen synlighet, delat ägande eller tydlig avgränsning av ägande. Det gjorde mig definitivt långsammare, och jag tillbringade mycket tid med att arbeta med jobbet. Nu är det aldrig en fråga om vem som äger vad. Det är radikalt klart." Alex Hood - produktchef, Asana

 

Vad är nytt i Asana? December 2022

Asana

Asana har en meritlista med att släppa stora nya funktioner minst en gång om året. Möjligheten att spela in ett integrerat videomeddelande, ändringar i Mina uppgifter, en skrivbordsapp med mörkt läge och smart kalenderintegration är bland de senaste tillsatser.

Du kan nu spela in en talking head-video av dig själv samtidigt som du förklarar och visar något i Asana med den nya funktionen för videomeddelanden. Du kan sedan dela videon med andra i ditt team, vilket eventuellt eliminerar behovet av möten.

Du kan också göra en ljudtranskription från en video för att göra innehållet mer tillgängligt.

Du har nu mer kontroll över hur du ser på och arbetar med dina uppgifter tack vare några ändringar i Mina uppgifter. Du kan nu se alla dina uppgifter i en Kanban-kortvy, en listvy eller en kalendervy.

Du kan också skapa automatisering; till exempel, när någon i ditt team avblockerar en uppgift som du har väntat på att börja, får du ett automatiskt meddelande.

När du enbart vill fokusera på arbete i Asana, låter en ny Asana-skrivbordsapp för macOS och Windows dig stänga din webbläsare. Dark Mode är också tillgängligt i de nya skrivbordsapparna.

Andra senaste uppdateringar inkluderar ny integration med Clockwise-appen, som låter dig integrera dina uppgifter med din kalender och blockera tid i din kalender för uppgifter utan att lämna Asana.

Hur mycket kostar Asana?

Asanas tjänst är uppdelad i fyra nivåer: Basic (gratis), Premium (10.99 USD per person och månad), Business (24.99 USD per person och månad) med 50 % rabatt för ideella organisationer.

Om du betalar årligen får du rabatt. Små team brukade vara berättigade till rabatt på uppgraderingar, men det erbjudandet är inte längre tillgängligt.

I Asanas tidiga dagar gav det kostnadsfria Basic-kontot dig tillgång till nästan alla appens funktioner. Ett par användbara funktioner, som tidslinjevy, instrumentpaneler, anpassade fält, formulär, regler och milstolpar, är nu inte tillgängliga i det kostnadsfria kontot.

Vi kommer att gå över några av dessa funktioner mer i detalj senare i denna recension. Startdatum, uppgiftsberoenden, milstolpar, framstegsvy och avancerad sökning och rapportering är inte heller tillgängliga för gratiskonton.

Även med gratiskontot kan du få en bra uppfattning om hur Asana fungerar i sin kärna. Om du funderar på att betala för Asana, prova gratisversionen med en liten testgrupp i minst några veckor innan du uppgraderar. Det är fortfarande en bra investering.

Asana Premium inkluderar allt som gratiskontot gör, plus alla funktioner som nämndes som saknade. Administrativa kontroller, prioriteringsstöd och möjligheten att skapa privata team och projekt ingår i premiumkonton.

Asana Business marknadsförs som ett verktyg för företag som "behöver hantera arbete över flera initiativ." Tänk på stora företag. Portföljer, mål, arbetsbelastning, korrektur, integrationer med vissa i övrigt begränsade appar (som Salesforce och Adobe CC) och en anpassad regelbyggare, även känd som automatisering, ingår alla i denna tjänstenivå.

"När ett förfallodatum ändras, lägg till teamchefen automatiskt som en följare på uppgiften", till exempel är automatisering. Rutinuppgifter är automatiserade, så ingen behöver komma ihåg att göra dem.

Asana automationsdialogruta

Hur jämförs Asanas priser?

Asanas priser ökade under 2019, och de har varit något högre än de hos flera av dess ledande konkurrenter sedan dess.

Trellos Premium-konto kostar till exempel $10 per person och månad, vilket är något less än Asana Premium. Trellos Enterprise-plan har en glidande prisskala, men det mesta du betalar per person och månad är $17.50.

Wrike, som nu ägs av Citrix, erbjuder en mängd olika plantyper och prisstrukturer, men Professional-planen börjar på $9.80 per person och månad och affärsplanen börjar på $24.80 per person och månad.

Airtable Plus kostar $10 per person och månad, medan Pro kostar $20 per person och månad.

Vad är Asana?

Asana är ett projektledningsverktyg som låter dig hantera uppgifter och andra projekt med en grupp människor. Mer specifikt håller Asana reda på vem som är ansvarig för vilken uppgift och all tillhörande information, såsom alla nödvändiga steg, förfallodatum och så vidare.

En av dess utmärkande egenskaper är dess anpassningsförmåga, vilket gör att du kan välja vilken typ av arbete du vill spåra och hur du använder det (mer om den punkten på ett ögonblick).

Företaget har lagt till fler alternativ och mallar under de senaste åren för att ge struktur för team som inte vill ha fullständig flexibilitet. Med andra ord kan prenumeranter använda Asana på ett helt unikt och anpassat sätt, eller så kan de använda det på ett guidat sätt genom att använda de alternativ och mallar som Asana tillhandahåller.

Denna inställning skiljer sig från traditionell projektledningsprogramvara, som är designad för projektbaserat arbete och endast kan användas på ett begränsat antal sätt.

Asana kan hantera pågående arbete (buggfixar, underhåll, etc.) och vissa typer av projekt, men vanligtvis mer lätta sådana som inte kräver att du koordinerar dussintals rörliga delar med andra, samtidiga projekt.

Projektledningsprogramvara, å andra sidan, kan hantera flera komplexa projekt samtidigt. Låt oss säga att ett företag bygger 50 bostäder per år. En projektledningsapp kan kartlägga varje byggnadsskede för alla hus, vilket säkerställer att de färdigställs i rätt ordning och att delad utrustning och kvalificerad arbetskraft finns tillgänglig vid lämpliga tidpunkter för varje etapp.

Projektledningsappen hjälper dig att omarrangera schemat för att bygga alla 50 hus, såväl som scheman för alla personer som arbetar med dem om en maskin eller en person plötsligt tas ur drift.

Även om Asana inte riktigt kan göra det, kan det hjälpa dig att planera en produktlansering eller en marknadsföringskampanj, till exempel.

Om något av detta fortfarande är oklart kan du söka hjälp från Asanas guide, som inkluderar webbseminarier, handledningar och mer.

Läs mer: Asana vs måndag - kolla in vår recension

Asanas grundläggande struktur

Asanas grundläggande struktur

Beslutsfattare måste först ta reda på hur de ska implementera och använda Asana innan de distribuerar det till resten av företaget. Medan vissa samarbetsverktyg hävdar att de är enkla, är Asana långt ifrån det. Det är ganska intuitivt, men varje team måste tänka mycket på de processer eller arbete de vill spåra med Asana, samt hur de kommer att göra det. Projektmallar kan hjälpa vissa team, men det tar vanligtvis lite försök och fel för att få det rätt.

Du kan gå med i olika arbetsytor och organisationer när du skapar ett Asana-konto. Ett Asana-konto som förbinder alla med samma e-postdomän kallas en organisation.

En arbetsyta är en grupp människor som samarbetar i ett projekt. Du kan till exempel gå med i ditt företags organisation och bli tilldelad Workspaces baserat på din avdelning, kommittéer du har varit i, varumärken du har arbetat med och så vidare.

Du och dina teammedlemmar skapar projekt i en arbetsyta, där du loggar och spårar arbete, har konversationer med kollegor och så vidare.

Som tidigare nämnt kan du börja med Asanas mallar, skapa din egen mall eller börja om från början.

Asanas appar och användarupplevelse

Asana är tillgängligt på webben, som en macOS- och Windows-skrivbordsapp, såväl som en Android- och iOS-app. Asanas gränssnitt är effektivt och lyhört, med precis tillräckligt med färg och stil för att hålla det intressant och användbart utan att verka rörigt.

Den har också några överraskningar, som festliga animationer som dyker upp på skärmen då och då, även om dessa extra effekter kan stängas av om du inte gillar dem.

I inställningsdelen av Asana hittar du en lista med kortkommandon som heter Hacks. Hacks lägger till ett brett utbud av funktionalitet och personlighet till en mjukvara. Efter att ha aktiverat det relaterade hacket, till exempel, tryck TAB+B för lite kattkul.

Lägg till grundläggande kontoinformation, kontrollera aviseringar, justera visningsinställningar och de ovannämnda visuella effekterna och konfigurera integrationer med andra appar som Harvest, Slack, Microsoft Teams, Zoom, Figma och andra i dina profilinställningar.

Du kan göra nästan allt i mobilapparna som du kan göra i webbappen, men beroende på mängden arbete och kommentarer ditt team genererar kan en skärm i full storlek vara att föredra.

Det är dock möjligt att vara produktiv när du använder en telefon. Det är bekvämt att kunna använda Asana var som helst med en internetanslutning. Särskilt mobilapparna har en hel del offlinefunktioner.

Layout och huvudfunktioner

Layout och huvudfunktioner

Asana är enkel att använda. Den vänstra skenan, som visar din lista över projekt, arbetsytor, rapporter och andra objekt, är alltid tillgänglig och kan komprimeras för att frigöra utrymme.

Flikarna Översikt, Lista med uppgifter, Styrelsevy (en kanban-tavla), Kalender, Meddelanden och Filer längst upp i huvudfönstret låter dig växla mellan olika vyer. Beroende på hur ditt team ställer in och använder Asana kan dessa alternativ variera.

Du kan ändra din vy när som helst, och du kan filtrera och sortera uppgiftslistor efter kriterier som förfallodatum eller mottagare. När du klickar på en uppgift visas ett sekundärt fönster till höger med alla uppgifter om uppgiften.

Uppgiftsspårning

Uppgiftsspårning

Uppgifter är kärnan i varje projekt (eller alla typer av arbeten, även om det pågår). Deluppgifter, såväl som en mottagare, förfallodatum, återkommande förfallodatum, bilagor, kommentarer, taggar och följare, kan alla läggas till en uppgift.

Följare meddelas varje gång det sker en förändring av uppgiften. Rich text-formatering, redigering efter inlägg och @-omnämnanden är alla funktioner som gör kommentarer särskilt användbara.

Ett arbetsflöde består av en enda uppgift och alla dess deluppgifter och anpassningar. Till exempel, om en av ditt teams vanliga uppgifter är att signera nya kunder, skulle deluppgifterna täcka alla inblandade steg, som att bekräfta kundens intresse, skicka dem nödvändiga papper, få tillbaka pappersarbetet, skicka dem ett välkomstmail , och så vidare.

Varje steg kan tilldelas en annan person, och Asana låter dig tilldela varje steg till lämplig person och lägga till motsvarande förfallodatum vid lämplig tidpunkt.

Det skulle vara användbart om Asana tillåter dig att omvandla en uppgift och alla dess deluppgifter till en mall så att du kan använda den som standard när du skapar en ny uppgift i det projektet.

Även om du kan skapa en anpassad mall på projektnivå, är detta inte ett alternativ. I vilket fall som helst finns det en enkel lösning: skapa mallen du vill ha och märk den som sådan i uppgiftens namn, och se till att alla kopierar den när de behöver den.

Det är enkelt eftersom det finns en knapp för att duplicera en uppgift.

Kontext och perspektiv

Du kan bifoga kommentarer och annan data till uppgifter för att hjälpa dig förstå vad som händer så att du inte behöver prata med dina kollegor separat. Allt du behöver veta finns där.

När uppgifter och deluppgifter slutförs kopplas uppgiftens historik och alla händelser som inträffade till uppgiften. Som ett resultat har varje arbetshandling ett syfte.

Asana är användbart för att få ett bredare perspektiv på varje teammedlems ansvar, förutom att hålla reda på detaljer.

Du kan till exempel titta på alla uppgifter som tilldelats en specifik person för att se hur mycket arbete de har på sin tallrik om du har lämpliga behörigheter.

Det är inte den kvantifierade informationen som vissa projektledningsappar ger dig baserat på antalet timmar per vecka som en anställd har tilldelats att arbeta och det förväntade antalet arbetstimmar de har tilldelat dem.

Ytterligare funktioner och användning

Ytterligare funktioner och användning

Taggar gör uppgifter lättare att hitta, och den avancerade sökfunktionen är ganska användbar. Interaktiva kryssrutor låter dig bocka av uppgifter när du slutför dem, och avmarkera dem lika enkelt om du eller en annan Asana-medlem gör ett misstag.

Du kan lägga till detaljer till en uppgift som är viktig för dig och ditt team med anpassade fält, som uppgiftens prioritet (låg, medelhög, hög) eller framstegstillstånd (väntar, pågår, väntar på godkännande).

Asanas förmåga att skapa beroenden mellan uppgifter är en annan användbar funktion. Om du har två uppgifter A och B, och uppgift B bara kan börja när uppgift A är klar, kan du använda ett beroende för att uttrycka förhållandet mellan dem.

Ett Gantt-diagram, som det som tillhandahålls av Asanas tidslinje, är användbart för att visualisera sådana beroenden. Var och en av användarens uppgifter visas i ett Gantt-diagramformat här. Linjer mellan uppgifter representerar beroenden, som du kan ändra när som helst.

Gantt-diagram är särskilt användbara för att se hur en försening i en uppgift eller en långvarig frånvaro av en gruppmedlem påverkar måldatum för uppgiftsslut på vägen. Asana låter dig också dela upp uppgifter i sektioner i vyn.

Även om Asana är mångsidig och funktionsrik, är den inte väl lämpad för grafikintensiva projekt. Eftersom du kan ställa in omslagsbilder för varje uppgift i en kolumn i Asanas Board-vy, är det din bästa insats, men du kommer inte att få uppmärkningsverktyg eller andra korrekturverktyg för att samarbeta, diskutera och visa ändringar av grafikfiler.

Det hjälper att ha en komplett uppsättning verktyg för det jobbet direkt i ditt arbetsledningssystem för team vars arbete kretsar kring grafik och andra bilder.

ProofHub, Smartsheets och Wrike är bara några exempel på projektledningsappar som inkluderar bildkorrektur, uppmärkning och diskussion.

Andra samarbetsappar online, som Filestage och InVision, hanterar korrektur specifikt utan att vara projektledningsappar.

Integritet och säkerhet

Asana använder åtminstone TLS 1.1-protokollet för att säkra anslutningar till sin webbplats, och dess data lagras i "säkra SSAE 16-reviderade datacenter via Amazon i USA." Asana har också ett program för bug-bounty för personer som rapporterar brister i tjänsten. SOC 2 typ I och typ II revisioner har genomförts av Asana, vilket innebär att en oberoende tredje part har validerat företagets säkerhet och förmåga att hålla dem uppe. Du kan kontrollera Asanas status via en online-dashboard, precis som du kan med Slack.

På användarnivå låter Asana dig hålla viss information privat samtidigt som du samarbetar med andra. Du kan hålla projekt och uppgifter privata för bara dig eller för en utvald grupp människor.

Du kan också begränsa åtkomsten till projekt så att människor bara kan kommentera dem istället för att redigera dem, samt ge medlemmarna endast kommentarer.

Det är avgörande för team som använder Asana som en öppen plattform att fortsätta prata om reglerna för engagemang så att alla kommer överens om att använda appen på samma sätt, att inte skriva över varandras arbete och så vidare.

På företagsnivå erbjuder Asana ytterligare säkerhetsfunktioner som möjligheten att styra vilka appar som är tillgängliga över hela integrationen och vem som kan lägga till gäster.

Avancerad sökning och rapporter

Avancerad sökning och rapporter

Asana har en utmärkt avancerad sökfunktion. När du söker efter en term på toppnivå kan du ange om du letar efter en uppgift eller en konversation.

Tilldelad till, In Projects och Followed By är några av de andra standardfälten. Du kan också ange om en uppgift har en bilaga om den har slutförts och när den ska vara klar.

Filter för anpassade fält, personer, taggar, beroenden och till och med underuppgifter kan läggas till för att gå vidare. Om du inte kan hitta det du letar efter med dessa verktyg, så fanns det förmodligen inte till att börja med.

Alla dessa komplexa sökningar kan sparas som interaktiva rapporter i Asana, som är tillgängliga från menyn till vänster. Dessa rapporter uppdateras när nya objekt matchar söktermerna och du kan ändra söktermerna när som helst.

Den här funktionen tilltalar mig eftersom den kan vara extremt användbar för chefer som försöker ta reda på vem som är mest produktiv. Det är ett bra sätt att spåra individuella framsteg över tid, även för individer.

Genomtänkt flexibel

Asanas genomtänkta design och flexibilitet gör den till en kraftfull uppgiftshanteringsapp för ett brett utbud av teambaserade och personliga uppgifter. Den förtjänar också beröm för sin omfattande funktionsuppsättning och olika arbetsflödesvyer. Asana vinner ett Editors' Choice-pris för samarbetsappar av alla dessa skäl.

Asana

PROS

  • Flexibel, snabb och modern design
  • Kapabel gratisversion
  • Funktionsrik
  • Tidslinjevyn gör det lättare att hantera beroenden

CONS

  • Inte idealiskt för grafikintensivt arbete
  • Priserna är något högre än konkurrenternas

Vanliga frågor om Asana Review

Vad är Asana-plattformen egentligen?

Asana är ett projektledningsverktyg som hjälper team att hålla fokus på de mål, projekt och dagliga uppgifter som hjälper deras företag att växa. Namnet är inspirerat av yogaträning där Asana är sätet som används för meditationsträning, i själva verket ser logotypen med tre punkter ut som en person som mediterar i en Asana-position. 

Vad är Asana Chrome-tillägget?

Den officiella Asana Chrome-tillägget eller tillägget låter dig lägga till och söka efter Asana-uppgifter från vilken webbsida som helst. Asana gör det möjligt för team att flytta arbetet från början till slut, från uppgifter och projekt till konversationer och aviseringar. Det är lätt att komma igång med, men det är kraftfullt nog att hantera hela ditt företag. Alla projekt kan lägga till uppgifter. Eftersom det är en webbapp kommer du att använda den mestadels via webbläsaren, så att använda Chrome-tillägget gör ditt liv enklare.

Vad är grejen med Asana-skrivbordsappen?

Den inbyggda skrivbordsappen för Asana eliminerar distraktioner så att du kan fokusera på det som är viktigt. Ladda bara ner appen för ditt operativsystem, logga in med din e-post på webben så kommer du att dirigeras till din nya favoritapp. Det finns också en inbyggd mobilapp för att arbeta med Asana på språng.

Om författaren
David Attard
Författare: David Attardwebbplats: https://www.linkedin.com/in/dattard/
David har arbetat i eller runt online / digital industrin under de senaste 18 åren. Han har stor erfarenhet av mjukvaru- och webbdesignindustrin med WordPress, Joomla och nischer som omger dem. Som digital konsult fokuserar han på att hjälpa företag att få en konkurrensfördel med en kombination av deras webbplats och digitala plattformar som finns idag.

En sak till... Visste du att människor som delar användbara saker som det här inlägget ser fantastiska ut också? ;-)
Tveka inte, lämna en användbara kommentera med dina tankar, dela sedan detta på din Facebook-grupp (er) som skulle tycka att det var användbart och låt oss skörda fördelarna tillsammans. Tack för att du delade och var trevlig!

Upplysningar: Denna sida kan innehålla länkar till externa webbplatser för produkter som vi älskar och rekommenderar helhjärtat. Om du köper produkter vi föreslår kan vi tjäna en remissavgift. Sådana avgifter påverkar inte våra rekommendationer och vi accepterar inte betalningar för positiva recensioner.

Författare Utvalda på:  Inc Magazine-logotyp   Sitepoint-logotyp   CSS Tricks-logotyp    webbdesignerdepot-logotyp   WPMU DEV-logotyp   och många fler ...